Configuración de Tarjetas de Tiempo

Las tarjetas de tiempo de Motive agilizan la forma en que las flotas registran las horas de trabajo de los conductores, gestionan la nómina y aseguran el cumplimiento. Entender cómo acceder, filtrar y administrar las tarjetas de tiempo ayuda a las flotas a mantenerse organizadas y eficientes.

Resumen

Las tarjetas de tiempo de Motive facilitan a las flotas registrar, revisar e informar sobre las horas de trabajo de los conductores y otros empleados por hora. Esto ayuda a mantener la precisión en la nómina, el cumplimiento y la eficiencia operativa.

• Acceso centralizado: Los conductores/empleados por hora y los gerentes de flota pueden acceder a las tarjetas de tiempo directamente en la Aplicación Motive Driver o en el Panel de Flota. Esto proporciona un único lugar para registrar, ver y administrar todas las entradas de tiempo.
• Revisión eficiente: Las herramientas de filtrado y ordenamiento permiten a los gerentes localizar rápidamente tarjetas de tiempo específicas. Esto acelera el procesamiento de la nómina y reduce la carga administrativa.
• Permisos flexibles: Los controles basados en roles determinan quién puede crear, editar y aprobar tarjetas de tiempo. Esto asegura que solo usuarios autorizados gestionen datos sensibles de nómina.
• Flujos de trabajo personalizables: Los administradores pueden adaptar la configuración de las tarjetas de tiempo para que coincida con los procesos organizacionales. Esto ayuda a mantener el cumplimiento con las políticas internas y regulaciones de la industria.

Visualización de tarjetas de tiempo

Para conductores

1. Abra la Aplicación Motive Driver. 
2. Toque Tarjetas de Tiempo en la barra lateral o el cajón de Registrar Salida en la parte inferior de la pantalla.
3. Si su administrador de flota lo habilitó, registre sus horas de inicio y fin de turno.
4. Vea hasta 30 días de tarjetas de tiempo anteriores en la aplicación.

Para gerentes y administradores de flota

1. En el Panel de Flota, vaya a Centro de Personal > Tarjetas de Tiempo.
2. Revise las tarjetas de tiempo enviadas y en progreso.
3. Use la interfaz web para historial extendido, reportes y administración.
4. El acceso depende de los permisos y roles asignados.

Filtrado y ordenamiento

Los gerentes y administradores de flota pueden:

• Filtrar tarjetas de tiempo por estado (En Progreso, Enviadas, Vencidas), conductor, y periodo de pago.
• Usar filtros avanzados en el reporte Detalles de Tarjetas de Tiempo para conductores específicos, tipos de trabajo o periodos de pago.
• Ordenar resultados por fecha (más antigua o más reciente) o nombre del conductor.
• Aplicar acciones masivas, como exportar resultados filtrados para nómina o facturación.

Acciones con tarjetas de tiempo

Para conductores

• Registrar entrada o salida: Registre las horas de inicio y fin de turno en la Aplicación Driver.
• Editar o agregar entradas: Actualice tipos de trabajo, notas o detalles del turno de los últimos 30 días.
• Enviar tarjetas de tiempo: Envíe las tarjetas de tiempo completadas para su aprobación.
• Responder a ediciones: Apruebe o rechace cambios sugeridos por el gerente.

Para gerentes y administradores de flota

• Habilitar tarjetas de tiempo: Active la función de Tarjetas de Tiempo para conductores específicos, usuarios de flota o toda la flota desde el Panel de Administración.
• Ver y auditar: Revise entradas, rastree historiales de edición y sugiera cambios (que los conductores deben reconocer).
• Aprobar o rechazar: Apruebe o rechace tarjetas de tiempo enviadas, con opciones de aprobación masiva disponibles.
• Generar reportes o exportar: Descargue o exporte datos de tarjetas de tiempo para nómina o cumplimiento.

Una vez que una tarjeta de tiempo está aprobada, los conductores ya no pueden hacer ediciones. Cambiar el método de seguimiento de tiempo de un conductor debe ser gestionado por los administradores y está restringido.

Configuración de administrador

• Habilitar y deshabilitar tarjetas de tiempo: Active el acceso a Tarjetas de Tiempo para conductores, usuarios de flota o toda la flota desde el panel de administración.
• Personalización de tipos de trabajo: Cree, renombre o requiera tipos de trabajo para registros de entrada para apoyar necesidades de nómina y reportes.
• Permisos y roles: Controle quién puede enviar, editar, auditar y aprobar tarjetas de tiempo.
• Integraciones: Conecte con plataformas de nómina para la transferencia automática de datos.

Habilitar acceso a Tarjetas de Tiempo para conductores y usuarios de flota 

Habilitar acceso a tarjetas de tiempo para nuevos conductores

1. En el Panel de Flota, vaya a Administrador > Conductores > Agregar Conductor.
2. Agregue los detalles requeridos para el nuevo conductor y seleccione Tarjetas de Tiempo como método de seguimiento de tiempo.
3. Seleccione los tipos de trabajo necesarios para el conductor marcando la casilla correspondiente.
4. Una vez que haya agregado todos los detalles, haga clic en Guardar. La función de Tarjetas de Tiempo estará disponible para el nuevo conductor.

Habilitar acceso a tarjetas de tiempo para conductores existentes

Las flotas ahora pueden rastrear las horas trabajadas para conductores previamente marcados como No Requerido / Registros No Requeridos en Motive cambiándolos a Tarjetas de Tiempo. Para habilitar esto, inicie sesión en el Panel de Administración y siga los pasos a continuación.

1. En el Panel de Flota, vaya a Conductores > Todos los Conductores.
2. Haga clic en los tres puntos y seleccione Editar Cuenta desde el menú desplegable.

3. Desplácese y seleccione Tarjetas de Tiempo como método de seguimiento de tiempo.

   

4. Haga clic en Guardar para guardar los cambios.

Habilitar acceso a Tarjetas de Tiempo para usuarios de flota

1. En el Panel de Flota vaya a Administrador > Usuarios de Flota > Roles y Permisos

   

2. Haga clic en Crear Rol para crear un nuevo rol.
3. Para editar un rol existente haga clic en Opciones > Editar bajo la columna de Acciones para ese rol.
4. Desplácese a la sección de Personal o escriba en la barra de búsqueda. 
5. Marque Ver Tarjetas de Tiempo para permitir que las flotas vean las tarjetas de tiempo.
6. Marque Editar Tarjetas de Tiempo para habilitar que las flotas propongan ediciones a las tarjetas de tiempo enviadas por los conductores.
7. Haga clic en Crear. El nuevo rol se crea con los permisos de Tarjetas de Tiempo habilitados.
8. Para agregar usuarios de flota a este rol, vaya a Usuarios > tres puntos > Editar roles y grupos.
9. Seleccione el rol apropiado que proporcione los permisos de acceso requeridos para este usuario de flota.
10. Haga clic en Guardar para finalizar.

Configuración de Restricciones de Tarjetas de Tiempo basadas en Geocercas

1. Inicie sesión en el Panel de Flota Motive y abra el panel de Administrador.

2. Vaya a Personal y haga clic en Editar en la sección de Tarjetas de Tiempo.

   

3. Seleccione Requerir que los empleados seleccionen un trabajo al registrar entrada si desea que los conductores seleccionen un trabajo antes de poder registrar su entrada.

4. En la configuración de registro de entrada y salida, elija dónde se permite a los conductores registrar entrada y/o salida. Por defecto, Todas las ubicaciones están seleccionadas, lo que significa que no hay restricciones para registrar entrada o salida a menos que se opte por ellas. Haga clic en Seleccionar. 

   

5. Seleccione las ubicaciones de Registro de Entrada y Registro de Salida en el menú emergente. 

6. Haga clic en Guardar. 

   

7. Elija los grupos o conductores a los que debe aplicarse esta configuración. Por defecto, Todas las entidades están seleccionadas, lo que significa que todos los conductores/grupos de tarjetas de tiempo están seleccionados por defecto a menos que se cambie. Haga clic en Guardar nuevamente una vez que haya hecho sus selecciones.

   

8. Después de revisar todos los cambios, haga clic en Guardar para aplicar la configuración actualizada.

Preguntas Frecuentes

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