Les rapports de voyage de l’Accord international sur la taxe sur le carburant (AITC) dans Motive automatisent le processus de suivi du kilométrage par juridiction, ce qui fait gagner du temps aux flottes et réduit les erreurs. Ces rapports aident à assurer la conformité aux exigences de dépôt trimestriel de l’AITC et soutiennent la préparation aux audits.
Vue d’ensemble
L’AITC exige que les flottes déclarent la distance parcourue et le carburant acheté dans chaque juridiction. Les rapports de voyage AITC de Motive simplifient le processus en automatisant le suivi et en facilitant la génération des rapports.
- Saisie automatique des données : Motive enregistre automatiquement le kilométrage et les passages de juridiction en temps réel, garantissant des données précises pour chaque voyage.
- Gain de temps : Le suivi automatisé réduit la nécessité de saisir les données manuellement, accélérant le processus de déclaration et réduisant les délais.
- Protection en cas d’audit : Des journaux détaillés assurent la conformité aux exigences de l’AITC et aident à prévenir les erreurs coûteuses lors des audits.
- Génération facile des rapports : Générez les rapports trimestriels AITC en quelques clics, ce qui rend la révision et la soumission rapides et simples.
| Remarque : L’onglet AITC et les rapports de voyage AITC dans le tableau de bord de la flotte ne sont visibles que pour les flottes opérant aux États-Unis, y compris les flottes mexicaines et canadiennes opérant aux États-Unis. |
Notions de base
La passerelle véhicule de Motive enregistre la localisation du véhicule et les passages d’état, calculant les milles parcourus par juridiction. Ces données sont compilées dans les rapports de voyage AITC, qui peuvent être téléchargés pour le dépôt trimestriel.
Générer un rapport de voyage AITC
- Dans le tableau de bord de la flotte, allez à Rapports > Rapports de voyage AITC.
- Sélectionnez le trimestre et l’année de déclaration dans les menus déroulants.
- Vérifiez le rapport pour le kilométrage par juridiction et les détails des achats de carburant.
- Cliquez sur les trois points pour exporter le rapport AITC pour le dépôt ou les archives.
Révision et vérification des données
Avant de déposer, vérifiez votre rapport de voyage AITC pour assurer son exactitude :
- Confirmez que le kilométrage et les passages d’état sont correctement enregistrés pour chaque véhicule.
- Vérifiez que les achats de carburant sont associés au véhicule et à la date appropriés.
- Ajoutez ou modifiez tout reçu de carburant manquant directement dans Motive avant de télécharger le rapport.
Dépôt et conformité
Après avoir vérifié vos données :
- Utilisez le fichier exporté pour compléter le dépôt AITC de votre juridiction.
- Conservez le rapport numériquement pour soutenir les audits et assurer la conformité continue.
Visualisation des relevés de compteur kilométrique modifiés et des heures de moteur à vie pour les véhicules OBD-II dans les rapports de voyage
- Connectez-vous au tableau de bord de la flotte et allez à Carburant > Rapports de voyage.
Faites défiler jusqu’aux colonnes ODO. Début (MI) et ODO. Fin (MI).
FAQ
Comment Motive capture-t-il les données de kilométrage pour les rapports AITC ?
La passerelle véhicule de Motive enregistre automatiquement les milles parcourus et les passages de juridiction en utilisant les données de localisation en temps réel.
Puis-je modifier les données de mon rapport de voyage AITC ?
Oui, vous pouvez ajouter ou mettre à jour manuellement les reçus de carburant avant de finaliser le rapport.
À quelle fréquence dois-je générer des rapports de voyage AITC ?
Vous devez générer des rapports de voyage AITC trimestriellement, mais vous pouvez les consulter à tout moment pour la supervision opérationnelle.
Que faire si un achat de carburant manque dans le rapport ?
Vous pouvez ajouter manuellement les reçus de carburant directement dans Motive avant de télécharger le rapport.
Ai-je besoin de journaux papier si j’utilise les rapports AITC de Motive ?
Non, les rapports automatisés de Motive répondent aux exigences de l’AITC. Il est recommandé de conserver des archives numériques pour les audits.
Comment résoudre les rapports de voyage AITC bloqués en traitement dans le tableau de bord Motive ?
Si un rapport dans le tableau de bord Motive est bloqué en « traitement » et ne peut pas être téléchargé ou imprimé, essayez les étapes suivantes pour résoudre le problème :
Videz le cache et les cookies de votre navigateur :
Dans les paramètres de votre navigateur, videz le cache et les cookies. Cela peut résoudre des problèmes causés par des données obsolètes ou corrompues stockées dans votre navigateur.
Déconnectez-vous et reconnectez-vous :
Après avoir vidé le cache et les cookies, déconnectez-vous de votre compte Motive, puis reconnectez-vous. Cela actualise votre session et peut aider à effacer les erreurs de traitement.
Essayez un autre navigateur :
Si vous utilisez Microsoft Edge ou un autre navigateur, essayez de vous connecter au tableau de bord Motive avec Google Chrome. Certaines fonctions de traitement des rapports fonctionnent mieux sous Chrome.
Vérifiez que toutes les données de voyage sont complètes et synchronisées :
Allez à Vue de la flotte > Voyages dans le tableau de bord Motive.
Utilisez les filtres pour trouver tous les voyages pour le véhicule et la plage de dates concernés.
Assurez-vous que tous les voyages sont marqués comme « terminés » et non « non assignés » ou « conducteur non identifié ». Assignez les voyages non assignés si nécessaire.
Confirmez que la date « Dernière mise à jour » ou « Dernière activité » est récente pour le véhicule et le conducteur.
Demandez à nouveau le rapport :
Après avoir complété les étapes ci-dessus, essayez de générer et de télécharger le rapport à nouveau.
Si le rapport est toujours bloqué en traitement après ces étapes, il pourrait y avoir un problème technique plus profond nécessitant une assistance supplémentaire.
Comment puis-je mettre à jour ou corriger les informations de ville dans le système pour m’assurer qu’une ville est listée uniquement dans l’état correct, surtout lorsqu’elle affecte les événements de vitesse excessive et les milles AITC ?
Si vous soupçonnez que des milles sont attribués au mauvais état parce qu’une ville est mal localisée dans les données cartographiques (par exemple, une ville affichée dans deux états alors qu’elle n’existe que dans un seul), contactez le support Motive afin que la cartographie puisse être corrigée.
En attendant, vous pouvez contester les événements de vitesse incorrects à l’aide de l’éditeur de limite de vitesse et ajuster manuellement tout kilométrage clairement mal attribué dans vos rapports AITC/de voyage.
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