Gestión de Cualificaciones

La gestión de documentos de cualificacion son esenciales para el cumplimiento y la seguridad de la flota. El Panel de Flotas de Motive proporciona un lugar centralizado para acceder, organizar y controlar estos documentos, ayudándole a mantener el cumplimiento mientras simplifica la gestión de la flota.

Descripción general

La página de Cualificaciones de Motive en el Panel de Flotas simplifica cómo las flotas rastrean y gestionan las certificaciones, cualificaciones y registros de seguridad de los conductores. Esta función centralizada permite a los gerentes de flota organizar, revisar y mantener todos los documentos de calificación en un solo lugar, asegurando que siempre estén listos para auditorías.

• Acceso centralizado: Acceda y administre todos los documentos de cualificación de toda su flota desde una sola ubicación. Esto mantiene los archivos importantes organizados, fáciles de encontrar y disponibles para las verificaciones de cumplimiento.
• Permisos flexibles: Controla quién puede ver, subir o editar documentos de calificación utilizando configuraciones de acceso basadas en roles. Esto ayuda a proteger la información sensible y mantener la precisión de los datos.
• Filtrado eficiente: Use filtros incorporados y herramientas de ordenación para localizar rápidamente documentos según el conductor, la fecha de expiración o la fecha de última modificación. Estas herramientas ahorran tiempo y facilitan la gestión de grandes volúmenes de registros.
• Plantillas personalizables: Crea plantillas personalizadas o usa plantillas estándar alineadas con FMCSA para estandarizar la documentación de calificación. Esto asegura consistencia en los registros de tu flota y agiliza el proceso de creación de documentos.

Visualización y carga de Cualificaciones

Visualización de documentos de calificación

1. Inicie sesión en el Panel de Flotas y vaya a Fuerza de trabajo > Cualificaciones.
2. Usa la navegación superior para acceder a otras funciones de la página de Fuerza de trabajo según sea necesario.

Carga de documentos de cualificación

Las flotas pueden cargar fácilmente documentos de cualificación desde el Panel de Flotas, permitendole a los conductores ver sus documentos desde la Driver App.

1. Inicia sesión en el Panel de Floras Motive y haga clic en Fuerza de trabajo.
2. Haga clic en la pestaña Cualificaciones.
3. Haga clic en Agregar documento.

4. Aparecerá un cuadro que muestra todas las plantillas existentes. Seleccione la plantilla deseada.

5. Ingrese la información del documento.
6. Haga clic en Guardar.

Filtrado y ordenación

Usa filtros y ordenaciones para ubicar rápidamente documentos de cualificación:

Filtros

• Conductores: Filtre por conductores específicos.

• Estado de Cualificación: Filtra conductores según su estado de calificación, como No elegible, En riesgo, Elegible, y Desactivado. Por defecto, los conductores Desactivados son filtrados, para que pueda enfocarse en su fuerza laboral actualmente activa.

• Documento: Filtre por tipo de documento de cualificación.
• Caducidad: Identifica documentos que están vencidos o próximos a expirar.

• Estado del documento: Filtra documentos que Necesita revisión, están Vencidos, Caducada, o que han sido Rechazados.
• Mostrar archivados: Visualise todos sus documentos archivados. 

Ordenación

• Nombre del conductor (A → Z): Ordena los conductores alfabéticamente por nombre.
• Estado de calificación: Ordena los conductores según su estado de calificación actual.

Uso de Cualificaciones 

Acciones a nivel de página

1. Agregar documento: Sube un nuevo documento de calificación para un conductor. Al agregar un nuevo documento de calificación, el sistema extrae automáticamente información del archivo cargado con IA, reduciendo la entrada manual para los siguientes documentos:
   • Registro de Vehículo Motorizado (MVR)
   • Certificado del Examinador Médico
   • Solicitud de Empleo
   • Verificación de Empleo
   • Consulta a Empleadores Anteriores
   • Resultados de Pruebas de Drogas y Alcohol Pre-empleo
   • Certificado de Prueba de Manejo
   • Licencia de Conducir 

2. Menú de tres puntos:
   • Agregue conductores individualmente o en masa mediante Importar conductores.
   • Ver historial de importación.
   • Administrar ajustes.

Acciones a nivel de fila (por documento)

• Ver detalles, editar, descargar o archivar el documento.

Documentos archivados

Para acceder a documentos de calificación archivados:

1. Inicie sesión en el Panel de Flotas de Motive y haga clic en Fuerza de trabajo.
2. Haga clic en la pestaña Qualificaciones .
3. Haga clic en el menú desplegable de Más y seleccione Mostrar archivados.

4. Los documentos archivados tendrán el Estado del Doc como Archivado.

5. Haga clic en el menú de tres puntos para cualquier documento archivado, y podrás:
   • Ver detalles de un documento archivado 
   • Descargar el archivo del documento
   • Restaurar documentos para volverlos activos
   • Eliminar permanentemente documentos.
   • Vea el perfil del conductor y el mensaje al conductor vinculado al documento archivado 

Uso de plantillas

Las plantillas estandarizan la creación y gestión de documentos de cualificación.

• Para acceder a las plantillas, vaya a Fuerza de trabajo > Plantillas.
• Visualise el nombre, tipo y estado de la plantilla, y use filtros u ordenación para encontrar las específicas.
• Motive proporciona plantillas alineadas con FMCSA para elementos como licencia de conducir, solicitudes de empleo, certificados de examinador médico, certificados de prueba de manejo, etc.
• Cree plantillas personalizadas usando la opción Crear plantilla y el constructor de formularios.

Personalización de configuraciones administrativas

Los administradores pueden configurar las opciones de documentos de calificación para cumplir con las políticas de la flota y los requisitos de cumplimiento:

• Configurar alertas para la expiración y carga de documentos. 
• Controlar los niveles de acceso de los usuarios para cargar, editar o archivar.
• Habilitar o deshabilitar cargas iniciadas por el conductor.

Preguntas frecuentes

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