Planification des services

Maintenir votre flotte en parfait état est essentiel pour la sécurité et l'efficacité. Cet article explique comment configurer et gérer les calendriers d'entretien dans Motive afin que vous ne manquiez jamais un service critique.

Aperçu

La planification des services de Motive automatise les intervalles de service pour votre flotte, réduisant les efforts manuels et minimisant les temps d'arrêt.

• Automatiser les intervalles de service : Définissez des calendriers d'entretien récurrents pour garantir que les véhicules reçoivent un entretien en temps opportun sans nécessiter de suivi manuel supplémentaire.
• Gestion centralisée : Gérez et suivez les tâches d'entretien de toute votre flotte en un seul endroit pratique, ce qui vous aide à rester organisé.
• Alertes en temps utile : Recevez des notifications anticipées avant l'échéance du service, vous permettant de planifier à l'avance et d'éviter les temps d'arrêt imprévus.
• Déclencheurs multi-conditions : Configurez les calendriers en utilisant n'importe quelle combinaison de Miles, Jours et Heures de moteur. Les rappels se déclenchent selon la première condition remplie.
• Support des véhicules et actifs : Gérez l'entretien à la fois pour votre flotte de véhicules et pour les actifs motorisés/non motorisés en un seul endroit.

Services

L'onglet Services sert de centre principal pour suivre et gérer le statut d'entretien en temps réel de toute votre flotte.

Pour gérer les tâches d'entretien actives de votre flotte, naviguez vers Maintenance > Services. 

Suivi du statut d'entretien

Le tableau principal fournit un aperçu de toutes les exigences de service actives :

• Véhicule ou actif : Identifie l'unité spécifique par ID et Année/Marque/Modèle.
• Type & Service : Affiche la catégorie d'entretien (par exemple, inspection annuelle DOT) et la fréquence spécifique (par exemple, 365 jours).
• Dernier effectué : Montre la date à laquelle le service a été effectué pour la dernière fois, vous aidant à suivre le cycle de vie de chaque actif.
• Prochain dû : Affiche la prochaine échéance de service basée sur la fréquence du calendrier (Temps, Distance ou Heures de moteur). 

2. Utilisation de la recherche et des filtres

• Rechercher des véhicules/actifs : Trouvez rapidement une unité spécifique par son ID ou son nom.
• Nom du service : Recherchez en entrant le nom du service.
• Type : Affinez votre vue à des tâches spécifiques, telles que « Changement d'huile » ou « Inspection des freins ».
• Statut : Filtrez par En retard ou À venir pour prioriser les réparations les plus critiques en premier.

3. Enregistrement d'un service effectué 

Lorsqu'un service est effectué, vous devez l'enregistrer pour réinitialiser le calendrier :

• Cliquez sur + Ajouter une note de service dans le coin supérieur droit ou sélectionnez les trois points (...) à côté d'un véhicule spécifique.
• La soumission d'une note de service déplace la tâche vers l'onglet Historique des services et réinitialise automatiquement le compte à rebours pour le prochain intervalle.

4. Gestion de la disponibilité des véhicules

Au-delà du suivi de l'entretien, vous pouvez communiquer le statut opérationnel d'un véhicule :

• Sélectionnez Changer la disponibilité dans le menu des trois points (...) pour indiquer si un véhicule est actuellement en atelier ou autrement indisponible pour la répartition.

Gestion des calendriers

Création d'un calendrier de service

1. Connectez-vous au tableau de bord de la flotte Motive et cliquez sur Maintenance dans le menu de gauche.

2. Sélectionnez l'onglet Calendriers de service. 

   

3. Cliquez sur le bouton + Créer un calendrier de service en haut à droite.
4. Dans la section Général, sélectionnez le Type (par exemple, pneus, inspection de 90 jours) et saisissez un nom de Service. 

5. Choisissez si ce calendrier s'applique à des véhicules ou des actifs. 

   

6. Dans la section Fréquence, cochez la case pour l'intervalle préféré :
   • Temps : Définissez le nombre de jours entre les services.
   • Distance : Définissez l'intervalle en milles/kilomètres.
   • Heures moteur : Définissez l'intervalle en heures.
   • Optionnel : Saisissez une valeur pour Marquer comme « À venir » pour recevoir des notifications anticipées.
7. Dans la section Alerte, sélectionnez le Type d'alerte et cliquez sur Sélectionner pour choisir les destinataires (groupes ou utilisateurs spécifiques).
8. Choisissez votre mode de livraison (courriel, notification, SMS ou WhatsApp).

9. Cliquez sur Enregistrer. 

   

10. Une bannière verte confirmera que le calendrier a été créé avec succès. 

    

Affectation des véhicules à un calendrier

Une fois un calendrier créé, vous devez y affecter des véhicules spécifiques :

1. Dans la liste des Calendriers de service, cliquez sur les trois points (...) à côté du calendrier souhaité.

2. Sélectionnez Gérer les véhicules affectés. 

   

3. Dans la fenêtre contextuelle, recherchez et cochez les cases des Groupes ou des Véhicules individuels que vous souhaitez inclure.

4. Cliquez sur Sélectionner. 

   

5. Vous pouvez également ajuster manuellement la date du Prochain service dû pour chaque véhicule si nécessaire. 

6. Cliquez sur Enregistrer en haut à droite. 

   

Personnalisation des dates et relevés des services dus

Après avoir sélectionné des véhicules pour un calendrier via Maintenance > Calendriers de services, l'écran Affecter un véhicule au calendrier de service vous permet de définir manuellement les points de déclenchement initiaux pour l'entretien. 

1. Dans la colonne Prochain service dû (AAA-MM-JJ), utilisez le sélecteur de calendrier pour choisir la date spécifique du premier service programmé du véhicule.
2. Vérifiez et ajustez les seuils de kilométrage/millage.
   • Relevé actuel : Consultez les données récentes du compteur kilométrique synchronisé du véhicule.
   • Prochain service dû (MI/KM) : Entrez le relevé exact du compteur kilométrique auquel le service doit être déclenché (par exemple, si le relevé actuel est 10 586, définissez le prochain dû à 11 586).
3. Dans la colonne Prochain service dû (HRS.), saisissez le relevé d'heures moteur spécifique qui déclenchera l'alerte d'entretien.
4. Cliquez sur l'icône X à l'extrémité droite de toute ligne pour retirer un véhicule spécifique de l'affectation.
5. Examinez les onglets d'affectation.
   • Affectation en cours : Affiche les véhicules en cours d'ajout.
   • Affectés précédemment : Affiche les véhicules déjà attachés à ce calendrier.
6. Cliquez sur le bouton Enregistrer pour activer le calendrier personnalisé pour tous les véhicules listés.

Modifier ou supprimer un calendrier

1. Accédez à l'onglet Calendriers de service.
2. Cliquez sur l'icône des trois points (...) à côté de la colonne Assigné à pour le calendrier que vous souhaitez modifier.

3. Sélectionnez Modifier le calendrier pour changer la fréquence ou les paramètres d'alerte, ou Supprimer le calendrier pour le retirer entièrement. 

   

4. Si vous modifiez, effectuez vos changements et cliquez sur Enregistrer. 

   

Ajouter une note de service  

1. Connectez-vous au tableau de bord de la flotte Motive et cliquez sur Maintenance.
2. Cliquez sur l'onglet Services pour afficher une liste complète des véhicules et actifs nécessitant un entretien.

3. Cliquez sur le menu à trois points pour un véhicule. Cliquez sur Ajouter une note de service. 

   

4. Cochez tous les services qui ont été effectués pour le véhicule sélectionné.

5. Ajoutez la Référence, la Date, la Note, le Compteur kilométrique et les Heures moteur pour la fin du service afin d'assurer l'exactitude du prochain rappel. 

   

6. Saisissez les montants spécifiques pour les champs suivants afin d'améliorer le suivi financier de votre flotte :
   1. Coût de la main-d'œuvre : Le coût du temps du technicien.
   2. Coût des pièces : Le coût des matériaux (huile, filtres, etc.).
   3. Taxe : Le montant total de la taxe pour le service.
   4. Coût total : Saisissez le total final de la facture.
   5. Divers : Ce champ est calculé automatiquement en soustrayant les coûts de la main-d'œuvre, des pièces et des taxes du coût total.
7. Cliquez sur Glisser-déposer pour télécharger ou parcourir pour ajouter des images ou documents supplémentaires. La taille maximale d'une pièce jointe pouvant être téléchargée est de 5 Mo. Vous pouvez ajouter jusqu'à un maximum de 10 fichiers seulement.

8. Cliquez sur Enregistrer. 

   

Finalisation du service et réinitialisation des cycles

Lorsqu'une tâche d'entretien est effectuée, l'enregistrement d'une note de service marque le rappel comme terminé et calcule automatiquement le prochain intervalle de service selon les règles multi-paramètres de votre calendrier.

• Suivi détaillé des coûts : Vous pouvez désormais saisir une ventilation détaillée des dépenses pour chaque service. Entrez des coûts spécifiques pour :
  • Main-d'œuvre
  • Pièces
  • Taxes
  • Divers (par exemple, fournitures d'atelier ou frais d'élimination)
• Calculs automatisés : Le système calcule automatiquement le coût total en fonction de vos saisies détaillées, fournissant des données plus précises pour votre flotte.
• Réinitialisation du cycle : Une fois la note de service enregistrée, le rappel actuel est effacé et le prochain service est immédiatement projeté en utilisant les fréquences (Miles, Jours et/ou Heures moteur) définies dans le calendrier de service.

FAQ

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