L'historique du service fournit un enregistrement centralisé de toutes les activités de service effectuées sur chaque véhicule. Tenir des registres précis aide à contrôler les coûts, surveiller la santé des véhicules et maintenir la conformité.
Aperçu
L'historique de maintenance suit chaque service effectué sur vos véhicules de flotte, des inspections de routine aux réparations majeures. Cette base de données historique offre une vue complète du cycle de vie de chaque véhicule, vous aidant à identifier les problèmes récurrents, suivre les coûts au fil du temps et déterminer quand des remplacements ou des maintenances supplémentaires sont nécessaires.
- Visibilité complète : Consultez des journaux détaillés pour tous les événements de maintenance en un seul endroit afin de surveiller la santé du véhicule au fil du temps.
- Contrôle des coûts : Suivez les dépenses de maintenance et repérez les tendances pouvant indiquer des problèmes récurrents, permettant une budgétisation éclairée.
- Décisions éclairées : Utilisez les rapports Détail de l'historique et Détail des rappels pour voir comment le calendrier de maintenance s'aligne avec l'utilisation réelle du véhicule, vous aidant à affiner vos horaires au fil du temps.
- Prêt pour audit : Maintenez des dossiers précis et organisés accessibles rapidement pour les vérifications de conformité, aidant à éviter pénalités ou retards lors des inspections.
Gestion de l'historique des services
L'onglet Historique du service fournit un enregistrement complet de toutes les tâches de maintenance terminées, vous permettant d'analyser la performance de la flotte et de rester prêt pour les audits.
Pour consulter les dossiers de maintenance passés de votre flotte, naviguez vers Maintenance > Historique du service. Utilisez le défilement horizontal pour voir toutes les données techniques et la documentation pour chaque enregistrement.
1. Examiner les dossiers de maintenance
Le tableau d'historique offre une vue complète de chaque travail terminé :
- Date (MDY) : La date précise à laquelle la maintenance a été effectuée.
- Véhicule ou actif : L'entité qui a reçu le service.
- Service et types : Étiquettes détaillées des travaux effectués (ex. : Essieux, Vérification de la batterie).
- Coût total (USD) : La somme de la main-d'œuvre, des pièces et des taxes pour cette entrée spécifique.
- Réalisé par : Le nom du gestionnaire de flotte ou de l'utilisateur qui a enregistré la note de service.
- ODO (KM/Miles) : Le relevé du compteur kilométrique du véhicule au moment du service, essentiel pour le suivi des intervalles basés sur le kilométrage.
En faisant défiler vers la droite, vous verrez des icônes indiquant des détails supplémentaires attachés à un enregistrement :
- Icône de note : Indique qu'une description textuelle détaillée ou un commentaire du technicien est disponible.
- Icône de pièce jointe (trombone) : Confirme qu'un document physique (ex. : facture, reçu ou photo) a été téléchargé.
2. Filtrer et rechercher dans l'historique
La localisation de dossiers spécifiques est facilitée grâce à la barre de filtres complète :
- Véhicules/Actifs : Recherchez par ID, nom ou VIN pour voir le cycle de vie complet d'une unité spécifique.
- Recherche par nom : Cherchez des types de service spécifiques (ex. : Frein ou Pneus).
- Plage de dates : Filtrez par périodes spécifiques pour générer des rapports de maintenance mensuels ou annuels.
- Notes : Recherchez des mots-clés dans les descriptions de service.
- Plus de filtres : Affinez les résultats par gestionnaires de flotte spécifiques ou par types de service.
3. Voir et modifier les notes de service
Pour voir le détail d'une réparation passée, cliquez sur les trois points (...) et sélectionnez Modifier la note de service. Dans la note, vous pouvez consulter ou modifier :
- Numéros d'ordre de travail / référence.
- Relevés du compteur kilométrique et des heures moteur.
- Détail des coûts (main-d'œuvre, pièces, taxes et divers).
- Observations détaillées du technicien et fichiers joints.
FAQ
Qui peut accéder et modifier l'historique des services ?
L'accès est déterminé par l'administrateur de votre organisation. Seuls les utilisateurs disposant des permissions appropriées peuvent consulter ou modifier les dossiers de service.
Puis-je télécharger des reçus ou des documents de service ?
Oui. Vous pouvez joindre des factures, rapports de mécanicien ou autres documents à n'importe quelle entrée de maintenance.
Comment suivre les coûts de maintenance au fil du temps ?
Les coûts sont enregistrés avec chaque entrée de maintenance. Vous pouvez générer des rapports pour voir les totaux et analyser les tendances au fil du temps.
Puis-je importer des données de services passés ?
Oui. Vous pouvez utiliser des outils d'importation en masse pour télécharger des dossiers de service historiques.
Comment l'historique des services aide-t-il lors des audits ?
Tous les dossiers de maintenance sont stockés en un seul endroit, ce qui facilite leur récupération et leur partage lors des audits.
Puis-je définir des rappels pour les services programmés à venir ?
Oui. Vous pouvez configurer des calendriers de service pour recevoir des alertes automatisées avant l'échéance de la maintenance.
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