Centre de gestion des effectifs

Le Centre de gestion des effectifs est conçu pour aider les flottes à accéder à tous les profils des travailleurs dans un seul centre afin de simplifier la conformité et de réduire les efforts manuels. Il met en évidence des informations et des actions centralisées sur les travailleurs pour gérer efficacement les qualifications des conducteurs et le suivi du temps, réduisant ainsi les risques liés à la conformité et à la paie.

Remarque : Les informations liées aux qualifications des conducteurs dans le Centre de gestion des effectifs sont disponibles uniquement avec l’abonnement Gestion des effectifs.

Onglet Vue d’ensemble

L’onglet Vue d’ensemble fournit les bonnes informations nécessaires pour gérer efficacement les travailleurs, les qualifications et les feuilles de temps en un seul endroit.

1. Connectez-vous au Tableau de bord Motive de la flotte et cliquez sur Effectifs dans le menu latéral gauche. 
2. L’onglet Vue d’ensemble affiche les Métriques Résumées, les Nouveaux et Conducteurs désactivés, les Qualifications, les Feuilles de temps, les Heures moyennes travaillées, le classement des Qualifications expirées et expirantes, ainsi que le classement des Feuilles de temps en retard.

Métriques Résumées

• Les métriques résumées sont fournies à la date et à l’heure actuelles (selon le fuseau horaire de l’utilisateur).
• La boîte de résumé du Centre de gestion des effectifs affiche les Conducteurs actifs, les Qualifications expirées et les Qualifications expirantes de la flotte pour la période sélectionnée. En savoir plus sur les statuts des qualifications des conducteurs et des documents ici. 
• Conducteurs actifs correspond au nombre de conducteurs qui conduisent pour la flotte à la date actuelle.
• Qualifications expirées correspond au nombre de qualifications de conducteurs dont la date d’expiration est dépassée.
• Qualifications expirantes correspond au nombre de qualifications de conducteurs qui expirent dans les 45 jours.

Conducteurs

Le widget Conducteurs affiche la tendance des conducteurs nouveaux et désactivés au sein de la flotte selon la période sélectionnée par l’utilisateur de la flotte (par exemple, la semaine dernière, les 4 dernières semaines, les 12 dernières semaines).

Remarque : La période par défaut est la semaine dernière; toutefois, l’utilisateur de la flotte peut choisir parmi les périodes disponibles : la semaine dernière, les 4 dernières semaines et les 12 dernières semaines.

• Passer la souris sur une date ou une semaine affiche des informations supplémentaires sur les conducteurs nouveaux et désactivés.
  • La date ou la plage de dates utilisée pour le décompte des conducteurs nouveaux et désactivés.
  • Nouveaux conducteurs : Nombre de conducteurs intégrés durant la période.
  • Conducteurs désactivés : Nombre de conducteurs désactivés durant la période.

Qualifications

Le widget Qualifications affiche les qualifications des conducteurs par statut de document et de conducteur.

Remarque : Les données sur les qualifications des conducteurs présentées dans le Centre de gestion des effectifs sont toujours à la date et à l’heure actuelles.

• Cliquer sur le bouton Documents dans le widget Qualifications affiche les qualifications par statut de document.
  • Expiré : Nombre de qualifications expirées 
  • Expirant : Nombre de qualifications expirant dans les 45 jours
  • À réviser : Nombre de qualifications nécessitant une révision et une approbation par le gestionnaire/admin de flotte avant d’être considérées valides ou complètes.
  • À jour : Nombre de qualifications en règle. Ces qualifications ne nécessitent aucune action de la part des conducteurs ou des gestionnaires/admins de flotte.
  • Rejeté : Nombre de qualifications non acceptées après révision par le gestionnaire/admin de flotte.
• Cliquer sur le bouton Conducteurs dans le widget Qualifications affiche les qualifications par statut de qualification du conducteur.
  • Non admissible : Statut de qualification du conducteur lorsque tout document est expiré.
  • À risque : Statut de qualification du conducteur lorsqu’un document est dans une fenêtre d’expiration de 30 jours.
  • Admissible : Statut de qualification du conducteur lorsque tous les documents sont hors de la fenêtre de 30 jours avant expiration. C’est également l’état par défaut pour tout conducteur sans documents associés.

Dossiers de véhicules à moteur

• Actuellement, les flottes doivent effectuer les vérifications des dossiers de véhicules à moteur (DVM) en dehors de Motive.
• Une fois qu’elles ont le dossier DVM du conducteur, elles peuvent télécharger un PDF ou une photo dans le document Dossier de véhicule à moteur dans Motive pour stocker les fichiers des conducteurs en un seul endroit.

Remarque : Motive introduira les Dossiers de véhicules à moteur (DVM) intégrés d’ici la fin de 2025 pour simplifier la qualification des conducteurs. Les flottes pourront également accéder au statut des Dossiers de véhicules à moteur (DVM) via le Centre de gestion des effectifs.

Feuilles de temps

Le widget Feuilles de temps offre une vue rapide du suivi du temps pour les conducteurs et autres travailleurs de la flotte exemptés de la réglementation sur le Registre des états de service (RODS), afin que vous puissiez repérer les problèmes pouvant affecter la paie et la conformité.

• Le widget affiche le nombre total de feuilles de temps par statut.
  • En retard : Nombre de feuilles de temps passées non soumises par les conducteurs.
  • Soumises : Nombre de feuilles de temps soumises par les conducteurs.
  • En cours : Nombre de feuilles de temps du jour en cours ou des 1 jour(s) précédent(s) non encore soumises par les conducteurs.
• Passez la souris sur les éléments du graphique pour voir le nombre exact pour chaque statut.

Remarque : Le widget Feuilles de temps affiche le nombre total de feuilles de temps par statut à la date et à l’heure actuelles.

Heures moyennes travaillées 

Le widget Heures moyennes travaillées résume les heures de travail des conducteurs/travailleurs de flotte soumis aux feuilles de temps durant la période sélectionnée pour vous aider à identifier rapidement les tendances de surutilisation ou sous-utilisation dans la flotte.

• La période par défaut est la semaine dernière pour ce widget; toutefois, vous pouvez basculer entre la semaine dernière, les 4 dernières semaines et les 12 dernières semaines, en cohérence avec les autres widgets de la page.
• Les heures moyennes sont calculées à partir des feuilles de temps soumises uniquement.
• Passez la souris sur les éléments du graphique pour voir les valeurs précises des heures moyennes travaillées et la tendance pour la date ou la plage choisie.

Classement des qualifications expirées et expirantes  

Le classement des Qualifications expirées et expirantes met en lumière les conducteurs ayant le plus de qualifications expirées et/ou expirantes, vous aidant à prioriser les actions de conformité.

• Utilisez ce classement pour identifier rapidement les conducteurs nécessitant une attention immédiate ou la flotte en ce qui concerne les qualifications et le suivi par le gestionnaire de flotte.
• Le classement affiche les 5 premiers conducteurs avec le plus de qualifications expirées et/ou expirantes.
• Les conducteurs sont classés selon le nombre le plus élevé de qualifications expirées, suivi des qualifications expirantes. 
  • Par exemple, le conducteur A avec 5 qualifications expirées et 1 qualification expirante sera classé plus haut et apparaîtra avant le conducteur B avec 4 qualifications expirées et 6 qualifications expirantes.
• Cliquez sur la flèche en haut à droite du widget pour accéder à l’onglet Effectifs > Qualifications, préfiltré pour afficher tous les conducteurs ayant des qualifications expirées ou expirantes.
• Passez la souris sur un conducteur pour voir le nombre respectif de qualifications expirées et expirantes (les définitions des statuts correspondent au widget Qualifications) :
  • Qualifications expirées : Nombre de qualifications dont la date d’expiration est dépassée.
  • Qualifications expirantes : Nombre de qualifications dans la fenêtre de pré-expiration de 45 jours.

Classement des feuilles de temps en retard  

Le classement des Feuilles de temps en retard met en avant les conducteurs avec des feuilles de temps en retard afin que vous puissiez rapidement faire un suivi et réduire les risques liés à la paie.

• Utilisez cette vue pour identifier les conducteurs qui doivent encore soumettre leurs feuilles de temps, en complément du widget Feuilles de temps.
• Le classement affiche les 5 premiers conducteurs avec le plus de feuilles de temps en retard pour la période sélectionnée.
• La période par défaut est la semaine dernière pour ce widget; toutefois, vous pouvez également basculer entre la semaine dernière, les 4 dernières semaines et les 12 dernières semaines, en cohérence avec les autres widgets de la page.
• Cliquez sur la flèche en haut à droite du widget pour accéder à l’onglet Effectifs > Feuilles de temps, préfiltré pour afficher tous les conducteurs avec des feuilles de temps en retard pour la période sélectionnée dans le widget.

Menu d’action à trois points

Utilisez le menu d’action pour ajouter rapidement des conducteurs, des qualifications et des formations directement depuis le Centre de gestion des effectifs. Les actions suivantes sont disponibles pour les utilisateurs, selon les rôles et les permissions définis par l’administrateur de la flotte :

• Ajouter des conducteurs :  Créez un nouveau profil de conducteur.
• Importer des conducteurs : Importez en masse des profils de conducteurs.
• Voir l’historique des importations : Consultez le statut et les résultats des importations précédentes.
• Ajouter un modèle : Créez un modèle réutilisable pour les qualifications des conducteurs.
• Ajouter un document : Téléchargez un nouveau document de qualification de conducteur (par exemple, un permis de conduire ou un certificat d’examinateur médical).
• Ajouter un module de formation : Créez un nouveau module de formation dans le catalogue.
• Attribuer une formation : Attribuez un ou plusieurs modules de formation aux conducteurs ou groupes sélectionnés.

Centre d’action 

Cette section vous donne un accès rapide aux conducteurs et qualifications nécessitant votre attention et affiche des décomptes en temps réel pour chacun. Cliquer sur le nombre vous amène à l’onglet qualifications préfiltré pour les conducteurs et/ou qualifications concernées afin de prendre des mesures correctives.

• Conducteurs non admissibles : Nombre de conducteurs ayant au moins une qualification expirée. 
• Conducteurs à risque : Nombre de conducteurs dont les qualifications sont dans une fenêtre d’expiration de 30 jours pouvant bientôt entraîner une non-admissibilité.
• Qualifications à réviser : Nombre de qualifications en attente de révision et d’approbation par le gestionnaire/admin de flotte.

Rapports

Utilisez cette section pour auditer les qualifications et analyser le suivi du temps de la main-d’œuvre.

• Rapport sur les documents de qualification des conducteurs : Exécutez un rapport consolidé des documents de qualification des conducteurs pour audit et supervision.
• Rapport sur les heures travaillées : Consultez les heures enregistrées par les conducteurs soumis aux feuilles de temps pour analyse de la paie et de l’utilisation.
• Rapports détaillés des feuilles de temps : Analysez les entrées quotidiennes des feuilles de temps pour révision et rapprochement.

Liens rapides

Utilisez cette section pour accéder rapidement au centre d’aide Motive pour une assistance rapide sur les flux de travail liés aux effectifs.

Onglet Conducteurs

Cet onglet vous aide à gérer tous les profils de conducteurs avec des actions rapides et des filtres pour le suivi du temps et le statut des qualifications afin de simplifier les opérations quotidiennes. 

Onglet Feuilles de temps

Cet onglet vous aide à surveiller et gérer le suivi du temps des travailleurs exemptés de la réglementation sur le Registre des états de service (RODS). Vous pouvez voir les feuilles de temps en cours, soumises ou en retard, auditer les entrées et suggérer/approuver des modifications pour assurer l’exactitude de la paie.

Onglet Qualifications

Cet onglet vous aide à suivre et gérer les documents de qualification des conducteurs de manière fluide avec un statut en temps réel et des filtres par statut du conducteur, type et statut du document, expiration et autres filtres.

Onglet Modèles

Cet onglet vous aide à créer et gérer des modèles de documents de qualification pour standardiser la collecte des qualifications.

Activation de l’accès à la gestion des effectifs sur le Tableau de bord de la flotte

1. Connectez-vous au Tableau de bord Motive de la flotte et cliquez sur l’icône Admin dans le menu inférieur gauche.

2. Cliquez sur Utilisateurs de la flotte.

3. Cliquez sur Rôles et permissions.

4. Cliquez sur +Créer un rôle pour créer un nouveau rôle ou cliquez sur Options > Modifier sous la colonne Actions pour modifier un rôle existant.

5. Pour sélectionner les permissions Effectifs pour le Tableau de bord de la flotte, faites défiler jusqu’à la section Effectifs ou tapez Gestion des effectifs dans la barre de recherche.

6. Cochez la case pour les éléments suivants :

• Voir les feuilles de temps : Permet aux utilisateurs de la flotte de voir les feuilles de temps.
• Modifier les feuilles de temps : Permet aux utilisateurs de la flotte de proposer des modifications aux feuilles de temps soumises par les conducteurs.
• Gérer les qualifications : Permet aux utilisateurs de la flotte d’accéder aux documents de qualification et de les modifier.
• Gérer les modèles de qualification : Permet la création ou la modification des modèles de qualification.

Remarque : Une licence payante de Gestion des effectifs est requise pour activer les permissions de Gérer les qualifications et Gérer les modèles de qualification.

7. Pour activer les permissions d’administrateur des effectifs, sélectionnez Effectifs sous la sous-section Admin.

8. Cliquez sur Créer pour enregistrer ce rôle.

9. Retournez à la page Utilisateurs de la flotte. Cliquez sur Utilisateurs pour ajouter des utilisateurs de flotte à ce rôle.

10. Cliquez sur Options pour ajouter les utilisateurs de flotte de votre choix.

11. Cliquez sur Modifier les rôles et groupes dans le menu déroulant.

12. Une fenêtre contextuelle apparaît. Ici, vous pouvez sélectionner le rôle que vous souhaitez appliquer pour que cet utilisateur de flotte spécifique y ait accès. 

13. Cliquez sur Enregistrer.

FAQ

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