Configuration des feuilles de temps

Les feuilles de temps Motive simplifient la manière dont les flottes suivent les heures de travail des conducteurs, gèrent la paie et assurent la conformité. Comprendre comment accéder, filtrer et gérer les feuilles de temps aide les flottes à rester organisées et efficaces.

Aperçu

Les feuilles de temps Motive facilitent l'enregistrement, la révision et le rapport des heures de travail des conducteurs et autres employés horaires. Cela aide à maintenir l'exactitude de la paie, la conformité et l'efficacité opérationnelle.

• Accès centralisé : Les conducteurs/employés horaires et les gestionnaires de flotte peuvent accéder aux feuilles de temps directement dans l'application Motive Driver ou le tableau de bord de la flotte. Cela fournit un emplacement unique pour enregistrer, consulter et gérer toutes les entrées de temps.
• Révision efficace : Les outils de filtrage et de tri permettent aux gestionnaires de localiser rapidement des feuilles de temps spécifiques. Cela accélère le traitement de la paie et réduit la charge administrative.
• Permissions flexibles : Les contrôles basés sur les rôles déterminent qui peut créer, modifier et approuver les feuilles de temps. Cela garantit que seuls les utilisateurs autorisés gèrent les données sensibles de la paie.
• Flux de travail personnalisables : Les administrateurs peuvent adapter les paramètres des feuilles de temps pour correspondre aux processus organisationnels. Cela aide à maintenir la conformité avec les politiques internes et les réglementations de l'industrie.

Consultation des feuilles de temps

Pour les conducteurs

1. Ouvrez l'application Motive Driver. 
2. Appuyez sur Feuilles de temps dans la barre latérale ou sur le tiroir Déconnexion en bas de l'écran.
3. Si activé par votre administrateur de flotte, enregistrez vos heures de début et de fin de quart.
4. Consultez jusqu'à 30 jours de feuilles de temps précédentes dans l'application.

Pour les gestionnaires de flotte et les administrateurs

1. Dans le tableau de bord de la flotte, accédez à Centre de la main-d'œuvre > Feuilles de temps.
2. Examinez les feuilles de temps soumises et en cours.
3. Utilisez l'interface web pour un historique étendu, des rapports et la gestion.
4. L'accès dépend des permissions et rôles attribués.

Filtrage et tri

Les gestionnaires de flotte et les administrateurs peuvent :

• Filtrer les feuilles de temps par statut (En cours, Soumis, En retard), conducteur et période de paie.
• Utiliser des filtres avancés dans le rapport Détails des feuilles de temps pour des conducteurs, types de travail ou périodes de paie spécifiques.
• Trier les résultats par date (la plus ancienne ou la plus récente) ou nom du conducteur.
• Appliquer des actions groupées, telles qu'exporter les résultats filtrés pour la paie ou la facturation.

Actions sur les feuilles de temps

Pour les conducteurs

• Pointer l'entrée ou la sortie : Enregistrez les heures de début et de fin de quart dans l'application Driver.
• Modifier ou ajouter des entrées : Mettez à jour les types de travail, notes ou détails de quart pour les 30 derniers jours.
• Soumettre les feuilles de temps : Envoyez les feuilles de temps complétées pour approbation.
• Répondre aux modifications : Approuvez ou rejetez les changements suggérés par le gestionnaire.

Pour les gestionnaires de flotte et les administrateurs

• Activer les feuilles de temps : Activez la fonctionnalité Feuilles de temps pour des conducteurs spécifiques, des utilisateurs de flotte ou toute la flotte depuis le panneau d'administration.
• Voir et auditer : Examinez les entrées, suivez l'historique des modifications et suggérez des changements (que les conducteurs doivent reconnaître).
• Approuver ou rejeter : Approuvez ou rejetez les feuilles de temps soumises, avec des options d'approbation en masse disponibles.
• Générer des rapports ou exporter : Téléchargez ou exportez les données des feuilles de temps pour la paie ou la conformité.

Une fois une feuille de temps approuvée, les conducteurs ne peuvent plus la modifier. Le changement de méthode de suivi du temps d’un conducteur doit être géré par les administrateurs et est restreint.

Paramètres administrateur

• Activer et désactiver les feuilles de temps : Activez l'accès aux feuilles de temps pour les conducteurs, les utilisateurs de flotte ou toute la flotte depuis le panneau d'administration.
• Personnalisation des types de travail : Créez, renommez ou rendez obligatoires les types de travail pour les pointages afin de soutenir les besoins de paie et de rapports.
• Permissions et rôles : Contrôlez qui peut soumettre, modifier, auditer et approuver les feuilles de temps.
• Intégrations : Connectez-vous aux plateformes de paie pour un transfert automatique des données.

Activation de l'accès aux feuilles de temps pour les conducteurs et les utilisateurs de flotte 

Activer l'accès aux feuilles de temps pour les nouveaux conducteurs

1. Dans le tableau de bord de la flotte, allez à Admin > Conducteurs > Ajouter un conducteur.
2. Ajoutez les détails requis pour le nouveau conducteur et sélectionnez Feuilles de temps comme méthode de suivi du temps.
3. Sélectionnez les types de travail requis pour le conducteur en cochant la case correspondante.
4. Une fois tous les détails ajoutés, cliquez sur Enregistrer. La fonctionnalité Feuilles de temps sera alors disponible pour le nouveau conducteur.

Activer l'accès aux feuilles de temps pour les conducteurs existants

Les flottes peuvent désormais suivre les heures travaillées pour les conducteurs précédemment marqués comme Non requis / Journaux non requis dans Motive en les passant aux Feuilles de temps. Pour activer cela, connectez-vous au tableau de bord administrateur et suivez les étapes ci-dessous.

1. Dans le tableau de bord de la flotte, allez à Conducteurs > Tous les conducteurs.
2. Cliquez sur les trois points et sélectionnez Modifier le compte dans le menu déroulant.

3. Faites défiler et sélectionnez Feuilles de temps comme méthode de suivi du temps.

   

4. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder les modifications.

Activer l'accès aux feuilles de temps pour les utilisateurs de flotte

1. Dans le tableau de bord de la flotte, allez à Admin > Utilisateurs de flotte > Rôles et permissions

   

2. Cliquez sur Créer un rôle pour créer un nouveau rôle.
3. Pour modifier un rôle existant cliquez sur Options > Modifier sous la colonne Actions pour ce rôle.
4. Faites défiler jusqu'à la section Main-d'œuvre ou tapez dans la barre de recherche. 
5. Cochez Voir les feuilles de temps pour permettre aux flottes de consulter les feuilles de temps.
6. Cochez Modifier les feuilles de temps pour permettre aux flottes de proposer des modifications aux feuilles de temps soumises par les conducteurs.
7. Cliquez sur Créer. Le nouveau rôle est créé avec les permissions Feuilles de temps activées.
8. Pour ajouter des utilisateurs de flotte à ce rôle, allez à Utilisateurs > trois points > Modifier les rôles et groupes.
9. Sélectionnez le rôle approprié qui fournit les permissions d'accès requises pour cet utilisateur de flotte.
10. Cliquez sur Enregistrer pour terminer.

Configuration des restrictions de feuilles de temps basées sur la géorepérage

1. Connectez-vous au tableau de bord Motive Fleet et ouvrez le panneau Admin.

2. Allez à Main-d'œuvre et cliquez sur Modifier dans la section Feuilles de temps.

   

3. Sélectionnez Exiger que les employés sélectionnent un travail lors du pointage si vous souhaitez que les conducteurs sélectionnent un travail avant de pointer.

4. Sous les paramètres de pointage d'entrée et de sortie, choisissez les endroits où les conducteurs sont autorisés à pointer. Par défaut, Tous les emplacements sont sélectionnés, ce qui signifie qu'il n'y a pas de restrictions pour pointer sauf si vous choisissez autrement. Cliquez sur Sélectionner. 

   

5. Sélectionnez les emplacements de pointage d'entrée et de pointage de sortie dans le menu contextuel. 

6. Cliquez sur Enregistrer. 

   

7. Choisissez les groupes ou conducteurs auxquels ce paramètre doit s'appliquer. Par défaut, Toutes les entités sont sélectionnées, ce qui signifie que tous les conducteurs/groupes de feuilles de temps sont sélectionnés par défaut sauf modification. Cliquez de nouveau sur Enregistrer une fois vos sélections effectuées.

   

8. Après avoir examiné toutes les modifications, cliquez sur Enregistrer pour appliquer les paramètres mis à jour.

FAQ

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