Introduction aux feuilles de temps

Les feuilles de temps sont des enregistrements numériques essentiels qui aident les organisations à suivre, gérer et rapporter avec précision les heures travaillées par les conducteurs et les employés horaires. Grâce à la fonctionnalité de feuilles de temps de Motive, la saisie du temps est simplifiée, la précision de la paie est améliorée et la conformité est assurée — le tout à partir d'une plateforme centralisée.

Aperçu

La fonctionnalité de feuilles de temps de Motive facilite la tâche aux conducteurs et autres employés de flotte exemptés du règlement Record of Duty Status (RODS) pour pointer leur entrée et sortie, sélectionner les types de travail et conserver des enregistrements détaillés de leur travail. Les gestionnaires de flotte peuvent auditer, modifier et approuver les feuilles de temps numériques dans le tableau de bord Motive Fleet, garantissant ainsi la précision de la paie et la conformité.

• Suivi du temps simplifié : Les conducteurs peuvent pointer leur arrivée et départ directement dans l'application Motive Driver. Cela réduit la paperasse et garantit que les heures sont enregistrées avec précision.
• Paie précise : Les enregistrements centralisés simplifient le traitement de la paie. Cela aide à réduire les erreurs et accélère les cycles de paiement.
• Soutien à la conformité : Les feuilles de temps fournissent un enregistrement vérifiable de toutes les heures travaillées. Cela aide à respecter les réglementations du travail et vous prépare aux audits.
• Informations opérationnelles : Les outils de rapport intégrés permettent aux gestionnaires de surveiller la productivité. Ces informations aident à identifier les tendances et à améliorer l'efficacité de la main-d'œuvre.

Principes de base

Les feuilles de temps sont des journaux numériques utilisés par les conducteurs et les employés horaires pour enregistrer les détails des quarts, y compris les heures d'entrée et de sortie, les kilomètres parcourus et les types de travail. Les gestionnaires de flotte peuvent modifier, approuver et intégrer ces enregistrements aux systèmes de paie.

Détails clés capturés sur une feuille de temps :

• Nom et ID du conducteur
• Date de l'entrée
• Statut de la feuille de temps (Soumise, En cours, En retard)
• Total des kilomètres parcourus et des heures travaillées
• Heures d'entrée et de sortie
• Types de travail et notes optionnelles
• Géolocalisation pour chaque pointage d'entrée/sortie
• Véhicules utilisés pendant le quart
• Historique des modifications et des audits

Les feuilles de temps soumises peuvent être intégrées aux systèmes de paie comme ADP ou UKG pour la paie, le suivi de la productivité et les rapports de conformité.

Qui devrait utiliser les feuilles de temps

Les feuilles de temps sont la méthode recommandée de suivi du temps pour les employés exemptés du règlement Record of Duty Status (RODS) mais qui nécessitent tout de même un suivi précis du temps via Motive.

• Conducteurs exemptés des HOS : Idéal pour les conducteurs qui n'ont pas besoin de tenir des journaux des heures de service (HOS).
• Personnel non réglementé : Parfait pour le personnel d'entrepôt, les mécaniciens ou les conducteurs locaux non soumis aux règles DOT HOS.
• Non destiné aux conducteurs réglementés : Les conducteurs qui doivent tenir des RODS doivent continuer à utiliser la méthode des Logs au lieu des feuilles de temps.

Note : Les feuilles de temps ne remplacent pas les journaux HOS exigés par le DOT. Les conducteurs qui ont besoin de RODS doivent continuer à utiliser la fonctionnalité Motive Logs.

Conformité, paie et intégration

Les feuilles de temps de Motive peuvent être intégrées aux systèmes de paie pour un traitement plus rapide et une plus grande précision.

• Synchronisation automatique de la paie : Les heures travaillées sont directement transférées dans les systèmes de paie, minimisant la saisie manuelle des données.
• Vérification du temps : Les gestionnaires peuvent vérifier les feuilles de temps avec les données des véhicules et des trajets pour assurer leur exactitude.
• Préparation réglementaire : Les historiques de modifications et les pistes d'audit aident à garantir la conformité aux réglementations du travail.

Conservation des feuilles de temps et visibilité des données

• Accès des conducteurs : Les conducteurs peuvent consulter et modifier leurs feuilles de temps dans l'application Motive Driver pendant une période allant jusqu'à 30 jours.
• Accès des gestionnaires : Les feuilles de temps soumises et approuvées sont conservées dans la page Workforce > Timecards pour la paie et les audits.
• Historique des audits : Toutes les modifications sont suivies pour assurer transparence et responsabilité.
• Accès API : L'API publique de suivi du temps permet l'intégration des données des feuilles de temps et des journaux dans n'importe quel système de paie ou de ressources humaines choisi.

FAQ

 

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