Workforce Hub

Le Workforce Hub est conçu pour aider les flottes à accéder à tous les profils de travailleurs dans un seul hub afin de simplifier la conformité et de réduire les efforts manuels. Il met en avant des informations centralisées sur les travailleurs et des actions pour gérer efficacement les qualifications des conducteurs et le suivi du temps, réduisant ainsi les risques liés à la conformité et à la paie.

Remarque : Les informations relatives aux qualifications des conducteurs dans le Workforce Hub sont disponibles uniquement avec l’abonnement Workforce Management.

Vue d’ensemble

• Onglet Vue d’ensemble du personnel : Regroupe les métriques des travailleurs, le statut des qualifications, les dossiers de conduite et les heures travaillées en un seul endroit, aidant à améliorer la productivité et permettant aux gestionnaires d’identifier rapidement les lacunes en matière de conformité.
• Onglet Conducteurs : Affiche tous les profils de conducteurs en un seul endroit pour un suivi facile du statut des qualifications et des opérations quotidiennes. 
• Qualifications et modèles : Numérise et gère les documents de qualification dans une page Qualifications centralisée avec des modèles, des ensembles de modèles, des filtres et des statuts de qualification en temps réel pour maintenir la conformité des conducteurs et être prêt pour les audits. 
• Fiches de temps : Suit les heures des conducteurs payés à la fiche de temps et d’autres travailleurs horaires avec des métriques centralisées, offrant aux gestionnaires une visibilité sur les fiches en cours, soumises et en retard pour soutenir une paie précise.

Onglet Vue d’ensemble du personnel

L’onglet Vue d’ensemble fournit les bonnes informations nécessaires pour gérer efficacement les travailleurs, les qualifications et les fiches de temps en un seul endroit.

1. Connectez-vous au tableau de bord Motive Fleet et allez à Personnel. 
2. L’onglet Vue d’ensemble affiche les données pour :
   • Métriques résumées
   • Nouveaux et conducteurs désactivés
   • Qualifications
   • Dossiers de véhicules à moteur (disponible uniquement pour les abonnés payants Workforce Management) 
   • Fiches de temps
   • Heures moyennes travaillées
   • Classement des qualifications expirées et expirantes
   • Classement des fiches de temps en retard.

Métriques résumées

La boîte de résumé du Workforce Hub affiche le nombre total de :

• Conducteurs actifs
• Qualifications expirées 
• Qualifications expirantes (expirant dans les 45 jours)
• Qualifications manquantes 

Conducteurs

Le widget Conducteurs affiche la tendance des conducteurs nouveaux et désactivés au sein de la flotte en fonction de la période sélectionnée par l’utilisateur de la flotte (par exemple, la semaine dernière, les 4 dernières semaines, les 12 dernières semaines).

État au survol du graphique des conducteurs

Passer la souris sur une date ou une semaine affiche des informations supplémentaires sur les conducteurs nouveaux et désactivés.

• La date ou la plage de dates utilisée pour le comptage des conducteurs nouveaux et désactivés.
• Nouveaux conducteurs : Nombre de conducteurs intégrés durant la période.
• Conducteurs désactivés : Nombre de conducteurs désactivés durant la période.

Qualifications

Le widget Qualifications affiche les qualifications des conducteurs par document et par statut du conducteur. Les données des qualifications des conducteurs présentées dans le Workforce Hub sont toujours à la date et à l’heure actuelles.

Vue Documents 

Cliquer sur Documents dans le widget Qualifications affiche les données des qualifications selon leur statut de document.

• Expiré : Nombre de qualifications qui ont expiré 
• Expirant : Nombre de qualifications expirant dans les 45 jours
• Manquant : Nombre de documents de qualifications manquants et qui doivent être téléchargés 
• À réviser : Nombre de qualifications nécessitant que le gestionnaire/admin de la flotte les examine et approuve avant qu’elles soient considérées valides ou complètes.
• À jour : Nombre de qualifications en règle. Ces qualifications ne nécessitent aucune action de la part des conducteurs ou des gestionnaires/admins de la flotte.
• Rejeté : Nombre de qualifications qui n’ont pas été acceptées après examen par le gestionnaire ou l’admin de la flotte.

Vue Conducteurs 

Cliquer sur Conducteurs dans le widget Qualifications affiche les qualifications par statut de qualification du conducteur.

• Non éligible : Statut de qualification du conducteur lorsque n’importe quel document a expiré.
• À risque : Statut de qualification du conducteur lorsque n’importe quel document est dans une fenêtre de 30 jours avant expiration.
• Éligible : Statut de qualification du conducteur lorsque tous les documents sont hors de la fenêtre de 30 jours avant expiration. C’est également l’état par défaut pour tout conducteur sans documents associés.

Dossiers de véhicules à moteur

Dans les MVR intégrés, chaque dossier de véhicule à moteur peut avoir l’un des trois statuts MVR suivants :

• Clair est le nombre de MVR sans problèmes signalables. 
• Activité est le nombre de MVR avec une activité de conduite signalable nécessitant une revue par l’équipe de sécurité et de conformité.
• Exception est le nombre de MVR avec une activité plus grave ou potentiellement disqualifiante ou des problèmes de permis nécessitant une attention immédiate de l’équipe de sécurité et de conformité.

Fiches de temps

Le widget Fiches de temps offre une vue rapide du suivi du temps pour les conducteurs et autres travailleurs de la flotte exemptés de la réglementation Record of Duty Status (RODS), afin que vous puissiez repérer les problèmes pouvant affecter la paie et la conformité. Le widget affiche le nombre total de fiches de temps par statut et vous pouvez passer la souris sur les éléments du graphique pour voir le nombre exact pour chaque statut.

• En retard : Nombre de fiches de temps passées non soumises par les conducteurs.
• Soumises : Nombre de fiches de temps soumises par les conducteurs.
• En cours : Nombre des fiches de temps du jour en cours ou des fiches de temps passées d’un jour non encore soumises par les conducteurs.

Heures moyennes travaillées 

Le widget Heures moyennes travaillées résume les heures de travail des conducteurs payés à la fiche de temps ou des travailleurs de la flotte sur la période sélectionnée pour vous aider à identifier rapidement les tendances de surutilisation ou sous-utilisation dans la flotte.

• La période par défaut est la semaine dernière sur ce widget. Cependant, vous pouvez basculer entre la semaine dernière, les 4 dernières semaines et les 12 dernières semaines, conformément aux autres widgets de la page.
• Les heures moyennes sont calculées à partir des fiches de temps soumises uniquement.
• Passez la souris sur les éléments du graphique pour voir les valeurs précises des heures moyennes travaillées et la tendance pour la date ou la plage choisie.

Classement des qualifications expirées et expirantes  

Le classement des qualifications expirées et expirantes met en avant les conducteurs ayant le plus de qualifications expirées et/ou expirantes, vous aidant à prioriser les actions de conformité. Utilisez ce classement pour identifier rapidement les conducteurs nécessitant une attention immédiate ou la flotte concernant les qualifications et le suivi par le gestionnaire de flotte.

• Le classement montre les 5 principaux conducteurs avec le plus de qualifications expirées et/ou expirantes.
• Les conducteurs sont classés en fonction du nombre de qualifications expirées, suivi des qualifications expirantes. Par exemple, le conducteur A avec 5 qualifications expirées et 1 qualification expirante sera classé plus haut et apparaîtra avant le conducteur B avec 4 qualifications expirées et 6 qualifications expirantes.
• Cliquez sur la flèche en haut à droite du widget pour naviguer vers l’onglet Personnel > Qualifications , préfiltré pour afficher tous les conducteurs avec des qualifications expirées ou expirantes.
• Passez la souris sur un conducteur pour voir le nombre respectif de qualifications expirées et expirantes (les définitions des statuts correspondent au widget Qualifications) :
  • Qualifications expirées : Nombre de qualifications ayant dépassé leur date d’expiration.
  • Qualifications expirantes : Nombre de qualifications dans la fenêtre de pré-expiration de 45 jours.

Classement des fiches de temps en retard  

Le classement des fiches de temps en retard met en avant les conducteurs avec des fiches de temps en retard afin que vous puissiez rapidement faire un suivi et réduire le risque de paie. Utilisez cette vue pour identifier les conducteurs qui doivent encore soumettre leurs fiches de temps, en complément du widget Fiches de temps.

• Le classement montre les 5 principaux conducteurs avec le plus de fiches de temps en retard pour la période sélectionnée.
• La période par défaut est la semaine dernière sur ce widget ; cependant, vous pouvez également basculer entre la semaine dernière, les 4 dernières semaines et les 12 dernières semaines, conformément aux autres widgets de la page.
• Cliquez sur la flèche en haut à droite du widget pour naviguer vers l’onglet Personnel > Fiches de temps , préfiltré pour afficher tous les conducteurs avec des fiches de temps en retard pour la période sélectionnée sur le widget.

Menu d’action à trois points

Utilisez le menu d’action pour ajouter rapidement des conducteurs, des qualifications et des formations directement depuis le Workforce Hub. Les actions ci-dessous sont disponibles pour les utilisateurs, selon les rôles et permissions définis par l’administrateur de la flotte :

• Ajouter des conducteurs :  Créez un nouveau profil de conducteur.
• Importer des conducteurs : Importez en masse des profils de conducteurs.
• Voir l’historique des imports : Consultez le statut et les résultats des imports précédents.
• Ajouter un modèle : Créez un modèle réutilisable pour les qualifications des conducteurs.
• Ajouter un document : Téléchargez un nouveau document de qualification de conducteur (par exemple, un permis de conduire ou un certificat d’examinateur médical).
• Ajouter un module de formation : Créez un nouveau module de formation dans le catalogue.
• Attribuer une formation : Assignez un ou plusieurs modules de formation aux conducteurs ou groupes sélectionnés.

Centre d’action 

Cette section vous donne un accès rapide aux conducteurs et qualifications nécessitant votre attention et affiche les comptes en direct pour chacun. Cliquer sur le compte vous amène à l’onglet qualifications préfiltré pour les conducteurs et/ou qualifications concernés afin de prendre des mesures correctives.

• Conducteurs non éligibles : Le nombre de conducteurs ayant au moins une qualification expirée. 
• Conducteurs à risque : Le nombre de conducteurs dont les qualifications sont dans une fenêtre de 30 jours avant expiration qui pourrait bientôt entraîner une non-éligibilité.
• Qualifications à réviser : Le nombre de qualifications en attente de révision et d’approbation par le gestionnaire/admin de la flotte.

Rapports

Utilisez cette section pour auditer les qualifications et analyser le suivi du temps du personnel.

• Rapport sur les documents de qualification des conducteurs : Exécutez un rapport consolidé des documents de qualification des conducteurs pour audit et supervision.
• Rapport sur les heures travaillées : Consultez les heures enregistrées par les conducteurs payés à la fiche de temps pour l’analyse de la paie et de l’utilisation.
• Rapports détaillés des fiches de temps : Analysez les entrées quotidiennes des fiches de temps pour révision et rapprochement.

Liens rapides

Utilisez cette section pour naviguer vers le centre d’aide Motive pour une assistance rapide sur les flux de travail du personnel.

Onglet Conducteurs

Cet onglet vous aide à gérer tous les profils de conducteurs avec des actions rapides et des filtres pour le suivi du temps et le statut des qualifications afin de simplifier les opérations quotidiennes. 

Onglet Fiches de temps

Cet onglet vous aide à surveiller et gérer le suivi du temps des travailleurs exemptés de la réglementation Record of Duty Status (RODS). Vous pouvez voir les fiches en cours, soumises ou en retard, auditer les entrées et suggérer/approuver des modifications pour l’exactitude de la paie.

Onglet Qualifications

Cet onglet vous aide à suivre et gérer les documents de qualification des conducteurs de manière fluide avec un statut en temps réel et des filtres par statut du conducteur, type et statut du document, expiration et autres filtres.

Onglet Modèles

Cet onglet vous aide à créer et gérer des modèles de documents de qualification pour standardiser la collecte des qualifications.

Activation de l’accès à Workforce Management

Création des permissions pour accéder à Workforce Management 

1. Connectez-vous au tableau de bord de la flotte et cliquez sur l’icône Admin.

2. Allez à Utilisateurs de la flotte > Rôles et permissions. 
3. Cliquez sur + Créer un rôle.

4. Saisissez un nom pour le nouveau rôle.

5. Pour activer l’accès à Workforce, cochez la case Workforce.

6. Pour personnaliser l’accès à des fonctionnalités spécifiques, cochez ou décochez les cases pour les permissions de gestion du personnel suivantes :
   • Voir les fiches de temps
   • Gérer les fiches de temps
   • Voir les modules de formation
   • Gérer les modules de formation
   • Voir les récompenses des conducteurs
   • Modifier les défis
   • Voir les qualifications
   • Gérer les qualifications
   • Importer les dossiers de véhicules à moteur
   • Voir les modèles de qualification et ensembles de modèles
   • Modifier les modèles de qualification et ensembles de modèles
7. Cliquez sur Créer pour créer les permissions.

Activation des permissions pour accéder à Workforce Management 

1. Connectez-vous au tableau de bord de la flotte et cliquez sur l’icône Admin.
2. Allez à Utilisateurs de la flotte > Utilisateurs.
3. Sélectionnez l’utilisateur ou les utilisateurs auxquels vous souhaitez permettre l’accès aux fonctionnalités Workforce et cliquez sur le menu à trois points.
4. Cliquez sur Modifier rôles & groupes.

5. Sélectionnez le rôle que vous avez créé pour la permission Workforce Management.

6. Sélectionnez le ou les groupes.

7. Cliquez sur Enregistrer.

FAQ

Partagez ceci avec les autres