Centre de travail

Le Centre de travail est conçu pour aider les flottes à accéder à tous les profils de travailleurs dans un seul centre afin de simplifier la conformité et de réduire les efforts manuels. Il met en avant des informations centralisées sur les travailleurs et des actions pour gérer efficacement les qualifications des conducteurs et le suivi du temps, réduisant ainsi les risques liés à la conformité et à la paie.

Remarque : Les informations liées aux qualifications des conducteurs dans le Centre de travail sont disponibles uniquement avec l’abonnement à la Gestion de la main-d’œuvre.

Onglet Aperçu

L’onglet Aperçu fournit les bonnes informations nécessaires pour gérer efficacement les travailleurs, les qualifications et les feuilles de temps en un seul endroit.

1. Connectez-vous au tableau de bord Motive Fleet et cliquez sur Main-d’œuvre dans le menu latéral gauche. 
2. L’onglet Aperçu affiche les Indicateurs de résumé, les nouveaux et désactivés Conducteurs, les Qualifications, les Feuilles de temps, les Heures moyennes travaillées, le classement des Qualifications expirées et expirant et le classement des Feuilles de temps en retard.

Indicateurs de résumé

• Les indicateurs de résumé sont fournis à la date et à l’heure actuelles (selon le fuseau horaire de l’utilisateur).
• La boîte de résumé du Centre de travail affiche les Conducteurs actifs, Qualifications expirées et Qualifications expirant de la flotte pour la période sélectionnée. En savoir plus sur les statuts des qualifications des conducteurs et les statuts des documents ici. 

• Conducteurs actifs correspond au nombre de conducteurs qui conduisent pour la flotte à la date actuelle.
• Qualifications expirées correspond au nombre de qualifications des conducteurs dont la date d’expiration est dépassée.
• Qualifications expirant correspond au nombre de qualifications des conducteurs qui expirent dans les 45 jours.

Conducteurs

Le widget Conducteurs affiche la tendance des conducteurs nouveaux et désactivés au sein de la flotte selon la période sélectionnée par l’utilisateur de la flotte (par exemple, la semaine dernière, les 4 dernières semaines, les 12 dernières semaines).

Remarque : La période par défaut est la semaine dernière ; cependant, l’utilisateur de la flotte peut sélectionner parmi les périodes disponibles : la semaine dernière, les 4 dernières semaines et les 12 dernières semaines.

• Passer la souris sur une date ou une semaine affiche des informations supplémentaires sur les conducteurs nouveaux et désactivés.
  • La date ou la plage de dates utilisée pour le décompte des conducteurs nouveaux et désactivés.
  • Nouveaux conducteurs : Nombre de conducteurs intégrés durant la période.
  • Conducteurs désactivés : Nombre de conducteurs désactivés durant la période.

Qualifications

Le widget Qualifications affiche les qualifications des conducteurs par statut de document et de conducteur.

Remarque : Les données des qualifications des conducteurs présentées dans le Centre de travail sont toujours à la date et à l’heure actuelles.

• Cliquer sur le bouton bascule Documents dans le widget Qualifications affiche les qualifications par statut de document.
  • Expiré : Nombre de qualifications expirées 
  • Expirant : Nombre de qualifications expirant dans les 45 jours
  • À réviser : Nombre de qualifications nécessitant la révision et l’approbation du gestionnaire/admin de flotte avant d’être considérées comme valides ou complètes.
  • À jour : Nombre de qualifications en règle. Ces qualifications ne nécessitent aucune action de la part des conducteurs ou des gestionnaires/admins de flotte.
  • Rejeté : Nombre de qualifications non acceptées après révision par le gestionnaire/admin de flotte.
• Cliquer sur le bouton bascule Conducteurs dans le widget Qualifications affiche les qualifications par statut de qualification du conducteur.
  • Non éligible : Statut de qualification du conducteur lorsqu’un document est expiré.
  • À risque : Statut de qualification du conducteur lorsqu’un document est dans une fenêtre de 30 jours avant expiration.
  • Éligible : Statut de qualification du conducteur lorsque tous les documents sont hors de la fenêtre de 30 jours avant expiration. C’est également l’état par défaut pour tout conducteur sans documents associés.

Dossiers de véhicules à moteur

• Actuellement, les flottes doivent effectuer les vérifications des dossiers de véhicules à moteur (DVM) en dehors de Motive.
• Une fois qu’elles ont le dossier DVM du conducteur, elles peuvent télécharger un PDF ou une photo dans le document Dossier de véhicule à moteur dans Motive pour stocker les fichiers des conducteurs en un seul endroit.

Remarque : Motive introduira les dossiers de véhicules à moteur intégrés (DVM) d’ici la fin de 2025 pour simplifier la qualification des conducteurs. Les flottes pourront également accéder au statut des dossiers de véhicules à moteur (DVM) via le Centre de travail.

Feuilles de temps

Le widget Feuilles de temps offre une vue rapide du suivi du temps pour les conducteurs et autres travailleurs de la flotte exemptés de la réglementation sur le Registre des heures de service (RODS), afin que vous puissiez repérer les problèmes pouvant affecter la paie et la conformité.

• Le widget affiche le nombre total de feuilles de temps par statut.
  • En retard : Nombre de feuilles de temps passées non soumises par les conducteurs.
  • Soumises : Nombre de feuilles de temps soumises par les conducteurs.
  • En cours : Nombre de feuilles de temps du jour courant ou des 1 jour passé non encore soumises par les conducteurs.
• Passez la souris sur les éléments du graphique pour voir le nombre exact pour chaque statut.

Remarque : Le widget Feuilles de temps affiche le nombre total de feuilles de temps par statut à la date et à l’heure actuelles.

Heures moyennes travaillées 

Le widget Heures moyennes travaillées résume les heures de travail des conducteurs/travailleurs de la flotte enregistrées dans les feuilles de temps sur la période sélectionnée pour vous aider à identifier rapidement les tendances de sur- ou sous-utilisation à travers la flotte.

• La période par défaut est la semaine dernière sur ce widget ; cependant, vous pouvez alterner entre la semaine dernière, les 4 dernières semaines et les 12 dernières semaines, conformément aux autres widgets de la page.
• Les heures moyennes sont rapportées uniquement à partir des feuilles de temps soumises.
• Passez la souris sur les éléments du graphique pour voir les valeurs précises des heures moyennes travaillées et la tendance pour la date ou la plage choisie.

Classement des qualifications expirées et expirant  

Le classement des qualifications expirées et expirant met en évidence les conducteurs ayant le plus de qualifications expirées et/ou expirant, vous aidant à prioriser les actions de conformité.

• Utilisez ce classement pour identifier rapidement les conducteurs nécessitant une attention immédiate ou la flotte en ce qui concerne les qualifications et le suivi par le gestionnaire de flotte.
• Le classement affiche les 5 premiers conducteurs avec le plus de qualifications expirées et/ou expirant.
• Les conducteurs sont classés en fonction du nombre de qualifications expirées, suivi des qualifications expirant. 
  • Par exemple, le conducteur A avec 5 qualifications expirées et 1 qualification expirant serait classé plus haut et apparaîtrait avant le conducteur B avec 4 qualifications expirées et 6 qualifications expirant.
• Cliquez sur la flèche en haut à droite du widget pour accéder à l’onglet Main-d’œuvre > Qualifications, préfiltré pour afficher tous les conducteurs avec des qualifications expirées ou expirant.
• Passez la souris sur un conducteur pour voir le nombre respectif de qualifications expirées et expirant (les définitions des statuts correspondent au widget Qualifications) :
  • Qualifications expirées : Nombre de qualifications dépassant leur date d’expiration.
  • Qualifications expirant : Nombre de qualifications dans la fenêtre de pré-expiration de 45 jours.

Classement des feuilles de temps en retard  

Le classement des feuilles de temps en retard met en avant les conducteurs ayant des feuilles de temps en retard afin que vous puissiez faire un suivi rapide et réduire les risques liés à la paie.

• Utilisez cette vue pour identifier les conducteurs qui doivent encore soumettre leurs feuilles de temps, en complément du widget Feuilles de temps.
• Le classement affiche les 5 premiers conducteurs avec le plus de feuilles de temps en retard pour la période sélectionnée.
• La période par défaut est la semaine dernière sur ce widget ; cependant, vous pouvez également alterner entre la semaine dernière, les 4 dernières semaines et les 12 dernières semaines, conformément aux autres widgets de la page.
• Cliquez sur la flèche en haut à droite du widget pour accéder à l’onglet Main-d’œuvre > Feuilles de temps, préfiltré pour afficher tous les conducteurs avec des feuilles de temps en retard pour la période sélectionnée dans le widget.

Menu d’action à trois points

Utilisez le menu d’action pour ajouter rapidement des conducteurs, des qualifications et des formations directement depuis le Centre de travail. Les actions suivantes sont disponibles pour les utilisateurs, selon les rôles et permissions définis par l’administrateur de la flotte :

• Ajouter des conducteurs : Créer un nouveau profil de conducteur.
• Importer des conducteurs : Importer en masse des profils de conducteurs.
• Voir l’historique des importations : Examiner le statut et les résultats des importations précédentes.
• Ajouter un modèle : Créer un modèle réutilisable pour les qualifications des conducteurs.
• Ajouter un document : Télécharger un nouveau document de qualification de conducteur (par exemple, un permis de conduire ou un certificat d’examen médical).
• Ajouter un module de formation : Créer un nouveau module de formation dans le catalogue.
• Attribuer une formation : Assigner un ou plusieurs modules de formation aux conducteurs ou groupes sélectionnés.

Centre d’action 

Cette section vous donne un accès rapide aux conducteurs et qualifications nécessitant votre attention et affiche des comptes en temps réel pour chacun. Cliquer sur un compte vous amène à l’onglet qualifications préfiltré pour les conducteurs et/ou qualifications respectifs afin de prendre des mesures correctives.

• Conducteurs non éligibles : Le nombre de conducteurs ayant au moins une qualification expirée. 
• Conducteurs à risque : Le nombre de conducteurs dont les qualifications sont dans une fenêtre de 30 jours avant expiration et qui pourraient bientôt devenir non éligibles.
• Qualifications à réviser : Le nombre de qualifications en attente de révision et d’approbation par le gestionnaire/admin de flotte.

Rapports

Utilisez cette section pour auditer les qualifications et analyser le suivi du temps de la main-d’œuvre.

• Rapport sur les documents de qualification des conducteurs : Exécutez un rapport consolidé des documents de qualification des conducteurs pour audit et supervision.
• Rapport sur les heures travaillées : Consultez les heures enregistrées par les conducteurs avec feuilles de temps pour analyse de la paie et de l’utilisation.
• Rapports détaillés sur les feuilles de temps : Analysez les entrées quotidiennes des feuilles de temps pour révision et rapprochement.

Liens rapides

Utilisez cette section pour accéder rapidement au centre d’aide Motive pour une assistance rapide sur les flux de travail de la main-d’œuvre.

Onglet Conducteurs

Cet onglet vous aide à gérer tous les profils de conducteurs avec des actions rapides et des filtres pour le suivi du temps et le statut des qualifications afin de simplifier les opérations quotidiennes. 

Onglet Feuilles de temps

Cet onglet vous aide à surveiller et gérer le suivi du temps des travailleurs exemptés de la réglementation sur le Registre des heures de service (RODS). Vous pouvez voir les feuilles de temps en cours/soumises/en retard, auditer les entrées et suggérer/approuver des modifications pour assurer l’exactitude de la paie.

Onglet Qualifications

Cet onglet vous aide à suivre et gérer les documents de qualification des conducteurs de manière fluide avec un statut en temps réel et des filtres par statut de conducteur, type et statut de document, expiration et autres filtres.

Onglet Modèles

Cet onglet vous aide à créer et gérer des modèles de documents de qualification pour standardiser la collecte des qualifications.

Onglet Formation

Cet onglet vous aide à créer et gérer des modules de formation au sein de Motive. Vous pouvez attribuer un ou plusieurs modules de formation aux conducteurs ou groupes sélectionnés et suivre les progrès.

FAQ

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