Fiches de temps

La fonctionnalité de fiches de temps de l’application Motive Driver aide les conducteurs exemptés des heures de service (HOS) à suivre leurs heures de travail, les types d’emploi et les notes de quart pour la paie et la conformité. L’utilisation des fiches de temps garantit des enregistrements précis et soutient les besoins opérationnels tant pour les conducteurs que pour les gestionnaires de flotte. 

Aperçu

La fonctionnalité de fiches de temps de l’application Motive Driver est conçue pour les conducteurs exemptés des règlements standards des heures de service. Les fiches de temps simplifient le suivi des quarts, la gestion des emplois et la production de rapports pour la paie.

• Suivi facile des heures : Enregistrez les heures de début et de fin et sélectionnez les types d’emploi pour chaque quart. Cela garantit que toutes les heures de travail sont capturées et enregistrées avec précision.
• Soutien précis à la paie : Fournissez des heures complètes et vérifiées pour des calculs de paie précis. Cela réduit le risque de litiges ou d’erreurs de paie.
• Visibilité de la conformité : Conservez des enregistrements précis et auditable qui répondent aux exigences de conformité. Cela aide les flottes à rester prêtes pour les inspections ou audits.
• Révision et modifications simples : Effectuez rapidement des mises à jour des fiches de temps et approuvez les modifications suggérées par le gestionnaire. Cela permet des corrections en temps opportun avant le traitement de la paie.

Notions de base

Comprendre les fiches de temps

Les fiches de temps sont des enregistrements numériques des heures travaillées, conçus pour les conducteurs qui n’ont pas besoin de tenir des registres d’état de service (RODS) ou des journaux ELD. Les conducteurs peuvent pointer l’entrée et la sortie, sélectionner les types d’emploi et ajouter des notes de quart directement dans l’application.

Utilisation des fiches de temps

Les conducteurs locaux, horaires ou autres exemptés des HOS qui doivent suivre leurs heures pour la paie et la conformité peuvent utiliser les fiches de temps.

Principales distinctions

• Disponible uniquement pour les conducteurs exemptés des HOS. Les conducteurs ELD doivent utiliser les journaux.
• Les fiches de temps et les journaux ne peuvent pas être utilisés simultanément.
• Conçues pour soutenir la précision de la paie et maintenir les dossiers de conformité.

Consultation des fiches de temps

1. Ouvrez l’application Motive Driver.
2. Allez à Fiches de temps depuis le menu principal ou le tiroir inférieur lorsque vous êtes pointé entré ou sorti.
3. Vérifiez votre statut quotidien :

• En cours : Quart actif non encore soumis.
• Soumis : Fiche de temps signée et soumise.
• En retard : Fiche de temps non soumise avant la date limite.

4. Utilisez les filtres pour trier par date, emploi ou quart.
5. Consultez et modifiez les entrées des 30 derniers jours. Les enregistrements plus anciens peuvent être gérés dans le tableau de bord Motive.

Soumission des fiches de temps depuis l’application conducteur

Soumettre la fiche de temps du jour en cours

1. Connectez-vous à l’application Motive Driver.
2.  Au début de la journée, les conducteurs voient une étiquette Pointé sorti en bas de la page d’accueil. 

3. Touchez l’étiquette Pointé sorti ou faites glisser vers le haut.

   Remarque : Par défaut, les conducteurs voient « Pointé sorti » au début d’une nouvelle journée. Dans les cas où les conducteurs se voient déjà pointés entrés depuis minuit, c’est parce qu’ils n’ont pas pointé sorti la veille.

4. Connectez-vous au véhicule si vous conduisez. 
5. Une fois connecté, touchez Pointer entrée.

Remarque : Si votre administrateur de flotte a activé des restrictions géofencées pour les fiches de temps, votre expérience de pointage d’entrée et/ou de sortie peut varier selon votre emplacement : Aux emplacements autorisés : Vous pouvez pointer entrée et sortie normalement sans aucune modification de votre expérience habituelle. En dehors des emplacements autorisés : Les boutons de pointage d’entrée et/ou de sortie apparaîtront désactivés (gris) et ne pourront pas être touchés. Si vous touchez un bouton désactivé : Une notification apparaîtra avec le message, « Votre organisation a défini certains emplacements pour pointer entrée et sortie, veuillez contacter votre gestionnaire de flotte pour connaître les autorisations. » Il suffit de toucher Compris pour fermer ce message. Cette fonctionnalité garantit un suivi précis du temps en limitant les soumissions de fiches de temps aux lieux de travail autorisés uniquement.

6.  Sélectionnez le type d’emploi.
7. Une fois sélectionné, le conducteur est maintenant pointé entré. Les conducteurs peuvent rester pointés tout au long des heures de travail (ils peuvent aussi changer de type d’emploi pendant qu’ils sont pointés entrés).
8. Si le conducteur prend une pause, faites glisser vers le haut ou touchez l’étiquette Pointé entré en bas de la page d’accueil principale et touchez Pointer sortie.
9. Une fois la pause terminée, retournez à l’application Driver, touchez l’étiquette Pointé sorti, puis Pointer entrée à nouveau.
10. À la fin de la journée, retournez à l’application Motive Driver et pointez sorti en touchant le bouton Pointé entré en bas de la page d’accueil, puis en touchant Pointer sortie.
11. Soumettez la fiche de temps en touchant le bouton Soumettre la fiche de temps d’aujourd’hui.

Remarque : Le bouton Soumettre la fiche de temps d’aujourd’hui n’apparaît que si le conducteur est pointé sorti et a travaillé au moins 6 heures ce jour-là.

Soumettre une fiche de temps pour un quart de moins de 6 heures

Si le conducteur a travaillé moins de 6 heures dans la journée et souhaite soumettre la fiche de temps, effectuez les étapes suivantes :

1. Touchez l’icône hamburger en haut à gauche. 
2. Touchez Fiches de temps.
3. Touchez > à droite de la fiche de temps du jour en cours.
4. Passez en revue vos entrées de fiche de temps.
5. Touchez Soumettre la fiche de temps.
6. Signez et touchez Certifier et Soumettre.

Modifier les entrées de fiche de temps ou soumettre des fiches de temps en retard des 30 derniers jours

1. Touchez l’icône hamburger en haut à gauche. 
2. Touchez Fiches de temps.
3. La liste des fiches de temps des 30 derniers jours, y compris celle en cours, s’affiche.
4. Faites défiler la liste et touchez > pour toute fiche de temps nécessitant une révision et une soumission.
5. Passez en revue les entrées.
6. Si vous souhaitez ajouter de nouvelles entrées :
   1. Touchez Ajouter une entrée et ajoutez les détails nécessaires.
7.  Si des entrées existantes nécessitent des modifications, faites glisser vers la droite n’importe quelle entrée existante et touchez Modifier.
   1. Effectuez les modifications nécessaires et touchez Enregistrer.
   2. Une fois terminé, touchez Soumettre la fiche de temps.
   3. Signez et touchez Certifier et Enregistrer.

Soumission d’une fiche de temps 

1. Connectez-vous à l’application Motive Driver.
2. Pointez entrée au début de votre quart.
3. Lorsque votre quart se termine, touchez Soumettre pour finaliser la soumission de votre fiche de temps.
4. Cliquez sur Continuer
5. Cliquez sur Certifier et Soumettre.

Pour supprimer une entrée incorrecte :

1. Touchez l’entrée, sélectionnez Supprimer et confirmez.
2. Si la sortie automatique a eu lieu à minuit, vérifiez et corrigez l’entrée avec une note.
3. Les modifications manuelles nécessitent une signature numérique et une nouvelle soumission.

Changer de type d’emploi en cours de quart

1. Pendant que vous êtes pointé entré, touchez Changer d’emploi.
2. Sélectionnez le nouveau type d’emploi dans la liste.
3. Le quart sera divisé pour assurer la précision de la paie.
4. Changez d’emploi avant de commencer de nouvelles tâches pour éviter tout chevauchement.

Révision des modifications suggérées par le gestionnaire

1. Vérifiez la section À réviser ou l’onglet Fiches de temps pour les demandes de modification.
2. Ouvrez l’entrée pour voir une comparaison côte à côte de l’original et des modifications suggérées.
3. Approuvez ou rejetez les changements, en ajoutant des commentaires si nécessaire.
4. Vous serez informé lorsque les modifications seront finalisées ou si une action supplémentaire est requise.

FAQ

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