Documents dans l’application Conducteur

L’application Conducteur Motive permet aux conducteurs de créer, de soumettre, de consulter et de partager des documents essentiels directement sur la route. Que vous preniez une photo d’un reçu de carburant, consultiez l’immatriculation d’un véhicule lors d’une inspection routière ou examiniez des documents que votre parc vous a partagés, la section Documents regroupe tout ce dont vous avez besoin au même endroit.

Vue d’ensemble

Les documents dans l’application Conducteur se divisent en deux grandes catégories :

• Documents que vous créez et soumettez : Documents de trajet (comme les reçus de carburant, les connaissements, les photos d’accident et les billets de pesée) et autres documents que votre parc vous demande de remplir. Si votre parc a activé les téléversements initiés par les conducteurs, vous pouvez également soumettre vos propres documents de qualification de conducteur, comme votre permis de conduire ou votre certificat d’examen médical. Certains modèles utilisent l’IA : il vous suffit donc de téléverser une photo ou un fichier, et l’IA de Motive en extrait les détails pour vous. D’autres sont des modèles standards que vous remplissez manuellement.
• Documents que vous consultez : Documents que votre parc vous a partagés, notamment les documents du véhicule (visibles lorsque vous êtes connecté à un véhicule), les documents d’équipement (visibles lorsque vous êtes connecté à un équipement) et vos documents de qualification de conducteur, si votre parc a activé cette fonctionnalité.

Les principales fonctionnalités sont les suivantes :

• Capture avec IA : Soumettez des reçus de carburant et des connaissements en prenant une photo. L’IA lit le document et remplit automatiquement les détails.
• Commodité mobile : Créez et soumettez des documents de n’importe où. Les soumissions sont automatiquement partagées avec votre parc; aucune étape supplémentaire n’est requise.
• Accès aux documents de conformité : Consultez les immatriculations, les assurances, les permis et les rapports d’inspection de votre véhicule ou équipement connecté, au moment où vous en avez besoin.
• Fonctionnement hors ligne fiable : Les documents que vous créez sont enregistrés localement et téléversés automatiquement lorsque votre appareil se reconnecte. Les documents du véhicule et de l’équipement sont mis en cache afin de rester accessibles dans les zones où la connectivité est faible.
• Partage facile : Envoyez par courriel les documents soumis à des parties externes, comme des courtiers ou des expéditeurs, directement à partir de l’application.
• Surveillance des dates d’expiration : Le widget Documents de l’application Conducteur (s’il est activé par votre administrateur) affiche l’état d’expiration de vos documents et facilite également leur consultation.

Rechercher des documents dans l’application Conducteur

Il existe plusieurs façons d’accéder aux documents dans l’application Conducteur :

1. Le dossier Documents est toujours accessible à partir du menu situé dans le coin supérieur gauche de votre application. 

   

2. Touchez le lien rapide Documents si votre administrateur Motive l’a rendu disponible dans votre application.  

   

3. Faites défiler l’écran d’accueil vers le bas et touchez le widget Documents dans votre application. Vous obtiendrez ainsi rapidement l’état d’expiration de vos documents, de ceux de votre véhicule ou de ceux d’un équipement auquel vous êtes connecté. 

   

Créer et soumettre des documents

Les conducteurs peuvent créer des documents de trajet et autres dans l’application Conducteur, ainsi que des documents de qualification de conducteur si leur parc a activé les téléversements initiés par les conducteurs (voir la section Téléverser des documents de qualification de conducteur ci-dessous). Les modèles auxquels vous avez accès sont définis par votre parc. La création et l’enregistrement d’un document l’envoient automatiquement au tableau de bord du parc; aucune étape de partage supplémentaire n’est nécessaire.

Un document est rempli de l’une des deux façons suivantes, selon le modèle activé par votre parc :

• Modèles avec IA (identifiés dans l’application) : Vous téléversez une image ou un fichier, puis l’IA en extrait les renseignements.
• Modèles standards : Vous remplissez les champs manuellement.

Soumettre un document avec un modèle utilisant l’IA

Motive fournit des modèles utilisant l’IA pour les deux documents de trajet les plus courants :

• Reçu de carburant : L’IA extrait les données relatives au prix, à la quantité et à la juridiction. Ces renseignements sont directement intégrés à Fuel Hub pour la production de rapports et l’analyse de l’IFTA.
• Connaissement (BOL) : L’IA saisit les détails de livraison afin de simplifier la preuve d’expédition et la facturation.

Pour soumettre un document utilisant l’IA :

1. Dans Documents, touchez l’icône +.
2. Sélectionnez le modèle Reçu de carburant ou Connaissement.
3. Pour les reçus de carburant, sélectionnez votre Véhicule. Cette étape est requise, car votre véhicule n’est pas imprimé sur le reçu et permet d’attribuer correctement l’achat de carburant aux fins des rapports de l’IFTA.
4. Touchez + Téléverser, puis choisissez Prendre une photo, Sélectionner une photo ou Sélectionner un fichier (PDF, JPG ou PNG).

5. Touchez Soumettre. 

   

Vous n’avez pas besoin de saisir les détails; l’IA de Motive traite l’image et remplit automatiquement les champs requis. Une fois le traitement terminé, les renseignements extraits sont synchronisés avec votre application Conducteur, où vous pouvez les consulter. Toute vérification ou correction des données extraites est effectuée par les utilisateurs du parc dans le tableau de bord du parc.

De plus, le modèle Reçu de carburant comprend une option de saisie manuelle pour les situations où aucun reçu imprimé n’est disponible, par exemple en cas de panne de l’imprimante de la pompe ou dans les stations privées qui ne produisent pas de reçus. Cliquez sur l’instruction « Pas de reçu? Ajouter les détails manuellement » dans le modèle et suivez-la pour saisir les détails de l’achat.

Remarque : Pour obtenir de meilleurs résultats, assurez-vous que votre photo est claire, bien éclairée et non pivotée. Le traitement des documents manuscrits ou difficiles à lire peut être moins précis.

Ce qui se passe après le téléversement avec l’IA

La plupart des téléversements avec l’IA sont traités automatiquement et ne nécessitent aucune autre intervention de votre part. Deux situations peuvent nécessiter un suivi :

Échec du traitement (action requise de votre part)

Dans certains cas, une erreur technique empêche le système de traiter votre téléversement. Si cela se produit, vous verrez ce qui suit :

• Alerte de notification : Une alerte Échec du traitement s’affiche dans le centre de notifications de l’application Conducteur.
• Bannière d’état : Lorsque vous ouvrez le document, une bannière rouge vous demande d’ajouter les détails manuellement.

Pour terminer votre soumission :

1. Touchez Ajouter des détails sur l’écran du document. 

   

2. Utilisez l’image téléversée (déjà jointe au formulaire) comme référence pour remplir les champs requis. 

3. Touchez Soumettre. L’état du document est mis à jour et l’alerte Échec du traitement est supprimée. 

   

Examen requis (traité par votre parc)

Si votre document est lisible, mais que l’IA ne peut pas extraire un champ requis avec suffisamment de certitude, souvent en raison d’une mauvaise qualité d’image, le document reçoit l’état Examen requis dans le centre des documents du tableau de bord du parc. Un utilisateur du parc examine le document et l’image que vous avez téléversée, saisit les renseignements manquants et enregistre le document. Aucune action n’est requise de votre part, mais votre parc pourrait communiquer avec vous si l’image est illisible.

Soumettre un document avec un modèle standard

Pour les modèles qui n’utilisent pas l’IA, vous remplissez le formulaire manuellement :

1. Dans Documents, touchez l’icône +.
2. Sélectionnez le modèle de document. (Votre parc contrôle les modèles que vous voyez.)
3. Remplissez les champs. Les champs marqués d’un astérisque (*) sont obligatoires; des champs supplémentaires peuvent apparaître selon vos réponses.
4. Touchez + Téléverser pour joindre des fichiers au besoin. Vous pouvez choisir Prendre une photo, Sélectionner une photo ou Sélectionner un fichier pour joindre des fichiers PDF, JPG ou PNG.

5. Vérifiez vos saisies et touchez Soumettre. 

   

Soumettre des documents hors ligne

Si votre appareil est hors ligne, les documents que vous créez sont enregistrés localement et téléversés automatiquement lorsque le service est rétabli. Une confirmation s’affiche une fois le téléversement terminé et les téléversements en attente sont indiqués dans l’application.

Téléverser des documents de qualification de conducteur

Si votre parc a activé les téléversements initiés par les conducteurs, vous pouvez soumettre vos propres documents de qualification de conducteur, comme votre permis de conduire, votre certificat d’examen médical ou votre demande d’emploi, directement à partir de l’application Conducteur. L’IA extrait les renseignements clés de votre téléversement pour créer le document dans Motive, ce qui simplifie l’intégration et permet de maintenir votre dossier de qualification à jour.

Votre parc contrôle les modèles de documents de qualification que vous pouvez voir et téléverser, ainsi que la nécessité pour un utilisateur du parc d’approuver vos soumissions avant qu’elles soient enregistrées dans votre dossier de qualification de conducteur. 

Disponibilité : Les documents de qualification de conducteur font partie du produit Workforce Management (WFM) de Motive. Les parcs utilisant le niveau WFM gratuit peuvent activer les téléversements initiés par les conducteurs uniquement pour le permis de conduire; les autres types de documents de qualification (comme le certificat d’examen médical ou la demande d’emploi) nécessitent un abonnement WFM payant. Si vous ne voyez pas le dossier Qualifications du conducteur ou un modèle particulier, adressez-vous au responsable de votre parc.

Soumettre un document de qualification de conducteur

1. Connectez-vous à l’application Conducteur et accédez à Documents à partir de l’écran d’accueil ou du menu de navigation principal.
2. Touchez le dossier Qualifications du conducteur.
3. Touchez l’icône +.
4. Sélectionnez un document dans la liste ou saisissez son nom dans la barre de recherche.
5. Assurez-vous que votre document est à jour, que tous les renseignements sont visibles et qu’il n’est ni flou ni sombre, puis touchez Ajouter une image.
6. Choisissez Prendre une nouvelle image ou Choisir une image existante. Si vous prenez une nouvelle image, placez le document dans le cadre lorsque les lignes bleues apparaissent autour de celui-ci, puis touchez le bouton Capturer.
7. Capturez des images de toutes les pages de votre document et touchez Continuer. Pour un permis de conduire, vous devez fournir une image du recto et une image du verso.
8. Vérifiez les détails et touchez Soumettre.

Remarque : Seul le permis de conduire affiche les renseignements extraits avant la soumission. Tous les autres documents de qualification affichent les renseignements extraits une fois leur traitement terminé.

Une fois soumis, votre document demeure à l’état En attente d’examen ou En cours de traitement jusqu’à ce qu’il soit enregistré dans votre dossier de qualification de conducteur.

Approbation et rejet des documents de qualification de conducteur

Selon les paramètres de votre parc, un utilisateur du parc pourrait devoir examiner votre soumission avant qu’elle soit ajoutée à votre dossier de qualification. Une soumission est signalée pour examen lorsque l’IA ne peut pas extraire un champ requis ou lorsque votre parc exige l’approbation de tous les documents téléversés par les conducteurs. Les documents en cours d’examen ne sont pas accessibles dans l’application jusqu’à ce qu’ils soient modifiés ou approuvés. Voici le déroulement de l’examen :

• Approuvé : Le document est enregistré dans votre dossier de qualification de conducteur et affiche son état normal (par exemple, à jour, Expire bientôt ou Expiré). Aucune action n’est requise de votre part.
• Rejeté : Si le document ne respecte pas les exigences, par exemple si l’image est floue ou si le document n’est plus à jour, l’utilisateur du parc le rejette en indiquant une raison et vous êtes invité à le soumettre de nouveau.

Téléverser de nouveau un document rejeté

Si votre document est rejeté, vous recevrez une notification dans l’application Conducteur indiquant la raison du rejet :

1. Touchez la notification pour l’ouvrir. 

   

2. Dans la section Action requise, touchez le document rejeté.

3. Examinez la raison du rejet et préparez un nouveau document conforme aux exigences. 

   

4. Touchez Téléverser de nouveau pour joindre de nouvelles images à traiter.
5. Touchez Ajouter une image pour le document, puis touchez Continuer.

Votre document mis à jour est renvoyé à l’utilisateur du parc pour examen.

Remarque : Si un document de qualification que vous avez téléversé ne peut pas être traité en raison d’une erreur technique, il est marqué comme Échec dans l’application Conducteur. Vous en serez informé et devrez le téléverser de nouveau.

Consulter les documents partagés par votre parc

En plus des documents que vous créez, l’application Conducteur vous donne accès aux documents que votre parc vous partage. Le fait de garder ces documents à portée de main vous aide à prouver la légalité, la sécurité et la conformité lors des inspections routières, et vous permet de consulter des renseignements de référence importants sur les chantiers et en cours de route.

Documents du véhicule : consultables lorsque vous êtes connecté

Les documents du véhicule, comme les immatriculations, les cartes de cabine, les cartes d’assurance, les rapports d’inspection annuelle et les permis, sont associés aux véhicules et non aux conducteurs. Vous pouvez consulter les documents d’un véhicule dans l’application Conducteur lorsque vous êtes connecté à ce véhicule. Lorsque vous vous déconnectez du véhicule, vous perdez l’accès à ses documents.

• Connectez-vous à votre véhicule dans l’application Conducteur comme vous le faites habituellement au début de votre journée.
• Les documents du véhicule connecté apparaissent dans la section Documents.
• L’application met en cache les documents du véhicule lorsque vous vous trouvez dans une zone où la connectivité est bonne; ils restent ainsi accessibles même dans les endroits où la connexion cellulaire est mauvaise.
• L’application Conducteur vous avertit également lorsque les documents d’un véhicule connecté approchent de leur date d’expiration, afin que votre parc puisse planifier les renouvellements.

Remarque : Les conducteurs ne peuvent pas téléverser de documents du véhicule au moyen de l’application Conducteur. Les documents du véhicule sont gérés par les utilisateurs du parc dans le tableau de bord du parc.

Documents d’équipement : consultables lorsque vous êtes connecté

Les documents d’équipement, comme les immatriculations, les assurances, les inspections annuelles et les permis pour les remorques, les diabolos et les autres équipements, fonctionnent de la même façon que les documents du véhicule, mais sont associés aux équipements. Vous pouvez consulter les documents d’un équipement dans l’application Conducteur lorsque vous êtes connecté à cet équipement.

Vous vous connectez automatiquement à un équipement dans l’une des situations suivantes :

• Groupes de déplacement
• Processus d’inspection avant départ (DVIR) (par l’intermédiaire de l’assistant Conducteur ou de la maintenance)
• Sélection d’un équipement dans le formulaire de registre
• Paires véhicule-équipement statiques configurées par votre parc

Les conducteurs qui utilisent des registres ou des fiches de temps pour le suivi du temps peuvent également sélectionner manuellement un équipement dans une liste de sélection.

Comme les documents du véhicule, les documents d’équipement sont mis en cache pour un accès hors ligne dans les zones où la connectivité est faible, ce qui est utile lors d’une inspection routière du DOT, comme référence sur un chantier ou dans le cadre des activités courantes.

Remarque : Les conducteurs ne peuvent pas téléverser de documents d’équipement au moyen de l’application Conducteur. Les documents d’équipement sont gérés par les utilisateurs du parc dans le tableau de bord du parc ou au moyen de l’API publique.

Se déconnecter d’un équipement

Tout comme la connexion à un équipement rend ses documents accessibles, la déconnexion supprime l’équipement de votre application et efface ses documents de votre appareil. Vous pouvez vous déconnecter manuellement d’un équipement, ou la déconnexion peut se produire automatiquement.

Se déconnecter manuellement d’un équipement :

Si vous vous êtes connecté à un équipement par l’intermédiaire de votre formulaire de registre, d’une inspection, de l’assistant Conducteur ou de la liste de sélection manuelle, vous pouvez vous en déconnecter à tout moment :

1. Ouvrez la feuille inférieure de sélection d’équipement dans l’application Conducteur, où vos équipements connectés sont répertoriés.
2. Touchez le bouton Quitter l’équipement à côté de l’équipement dont vous voulez vous déconnecter.
3. Une confirmation indiquant que la déconnexion a réussi s’affiche, ainsi que les équipements auxquels vous êtes toujours connecté.

Remarque : L’option Quitter n’est pas disponible pour les équipements connectés par l’intermédiaire d’un groupe de déplacement (jumelage dynamique) ou d’une paire véhicule-équipement statique configurée par votre parc. Ces équipements sont connectés par l’intermédiaire de votre véhicule; ils sont donc déconnectés automatiquement lorsque le jumelage prend fin ou lorsque vous quittez le véhicule.

Déconnexion automatique :

Vous êtes automatiquement déconnecté d’un équipement dans l’une des situations suivantes :

• 24 heures se sont écoulées depuis la dernière sélection ou connexion de l’équipement dans l’application Conducteur : Toute nouvelle activité de connexion avec l’équipement, comme son ajout à votre formulaire de registre, la réalisation d’une inspection avant départ ou sa nouvelle sélection dans la liste, redémarre la période de 24 heures. Ainsi, un équipement que vous continuez d’utiliser reste connecté.
• Un groupe de déplacement est rompu : L’équipement et votre véhicule ne se déplacent plus ensemble.
• Vous vous déconnectez de l’application Conducteur : Tous les équipements connectés sont déconnectés lors de la fermeture de session.
• Votre parc désactive l’équipement : L’équipement et ses documents sont supprimés de votre application lors de la prochaine synchronisation.

Remarque : Les documents d’équipement peuvent rester sur votre appareil pendant une courte période après la déconnexion, afin que vous puissiez encore les consulter lors d’un bref arrêt ou d’une inspection routière du DOT immédiatement après avoir laissé une remorque. Si vous avez de nouveau besoin des documents d’un équipement, reconnectez-vous simplement à celui-ci, par exemple en le sélectionnant de nouveau dans la liste.

Documents de qualification du conducteur et autres documents partagés

• Partagés avec moi : Les utilisateurs du parc peuvent partager des documents de trajet et autres documents avec des conducteurs ou des groupes précis, même si le conducteur n’a pas créé le document. Ceux-ci apparaissent sous Dossiers > Partagés avec moi.
• Documents de qualification du conducteur : Si cette fonctionnalité est activée par votre parc, vous pouvez consulter vos propres documents de qualification dans le dossier Qualifications du conducteur, afin de garder vos justificatifs à portée de main. Vous recevrez également une notification dans l’application Conducteur lorsque vos documents de qualification approchent de leur date d’expiration. Les conducteurs peuvent uniquement accéder à leurs propres documents de qualification, et non aux dossiers d’un autre conducteur.

Consulter et partager vos documents

Pour consulter un document :

1. Connectez-vous à l’application Conducteur et touchez Documents.
2. Choisissez Créés par moi (vos soumissions) ou Dossiers > Partagés avec moi (documents partagés par votre parc).
3. Touchez un fichier pour consulter ses détails et ses pièces jointes.

Pour partager un document avec un destinataire externe, comme un courtier ou un expéditeur :

1. Ouvrez le document.
2. Touchez Partager.
3. Saisissez l’adresse courriel du destinataire, puis touchez Envoyer.

Les documents que vous soumettez sont automatiquement partagés avec votre organisation. Le partage externe est nécessaire uniquement pour les destinataires à l’extérieur de votre parc.

FAQ

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