Documentos de la aplicación Driver

La aplicación Driver de Motive permite a los conductores crear, enviar, consultar y compartir documentos esenciales directamente desde la carretera. Ya sea que tomes una foto de un recibo de combustible, consultes el registro de un vehículo durante una inspección en carretera o revises documentos que tu flotilla compartió contigo, la sección Documentos mantiene todo lo que necesitas en un solo lugar.

Descripción general

Los documentos en la aplicación Driver se dividen en dos grupos generales:

• Documentos que creas y envías: Documentos de viaje, como recibos de combustible, conocimientos de embarque, fotos de accidentes y comprobantes de báscula, y otros documentos que tu flotilla te solicita completar. Si tu flotilla habilitó las cargas iniciadas por conductores, también puedes enviar tus propios documentos de calificación de conductor, como tu licencia de conducir o certificado del examinador médico. Algunas plantillas funcionan con IA, por lo que solo tienes que cargar una foto o un archivo y la IA de Motive extrae los detalles por ti. Otras son plantillas estándar que completas manualmente.
• Documentos que consultas: Documentos que tu flotilla comparte contigo, incluidos los documentos del vehículo (visibles cuando estás conectado a un vehículo), los documentos de activos (visibles cuando estás conectado a un activo) y tus documentos de calificación de conductor, si tu flotilla los habilitó.

Las funciones principales incluyen:

• Captura con IA: Envía recibos de combustible y conocimientos de embarque tomando una foto. La IA lee el documento y completa los detalles automáticamente.
• Comodidad móvil: Crea y envía documentos desde cualquier lugar. Los envíos se comparten automáticamente con tu flotilla, por lo que no se requieren pasos adicionales.
• Acceso a documentos de cumplimiento: Consulta registros, seguros, permisos e informes de inspección de tu vehículo o activo conectado justo cuando los necesites.
• Funcionamiento confiable sin conexión: Los documentos que creas se guardan localmente y se cargan automáticamente cuando tu dispositivo vuelve a conectarse. Los documentos del vehículo y del activo se almacenan en caché para que sigan disponibles en áreas con poca conectividad.
• Compartir fácilmente: Envía por correo electrónico los documentos enviados a terceros, como agentes o embarcadores, directamente desde la aplicación.
• Monitoreo de vencimientos: El widget Documentos de la aplicación Driver (si tu administrador lo habilitó) muestra el estado de vencimiento de tus documentos, además de facilitar el acceso para consultarlos.

Buscar Documentos en la aplicación Driver

Hay varias formas de acceder a Documentos en la aplicación Driver:

1. La carpeta Documentos siempre está disponible en el menú de la esquina superior izquierda de la aplicación. 

   

2. Toca el enlace rápido Documentos si tu administrador de Motive lo habilitó en tu aplicación.  

   

3. Desplázate hacia abajo en la pantalla de inicio para tocar el widget Documentos en tu aplicación. Esto te permite consultar rápidamente el estado de vencimiento de los documentos tuyos, de tu vehículo o de un activo que tengas conectado. 

   

Crear y enviar documentos

Los conductores pueden crear documentos de Viajes y Otros documentos en la aplicación Driver, así como documentos de calificación de conductor si su flotilla habilitó las cargas iniciadas por conductores (consulta la sección Cargar documentos de calificación de conductor más adelante). Tu flotilla establece las plantillas disponibles y, al crear y guardar un documento, este se envía automáticamente al Panel de flotilla. No se necesita ningún paso adicional para compartirlo.

Un documento se completa de una de dos maneras, según la plantilla que tu flotilla haya habilitado:

• Plantillas con IA (marcadas en la aplicación): Cargas una imagen o un archivo y la IA extrae la información.
• Plantillas estándar: Completas los campos manualmente.

Enviar un documento con una plantilla con IA

Motive proporciona plantillas con IA para los dos documentos de Viajes más comunes:

• Recibo de combustible: La IA extrae datos de precio, cantidad y jurisdicción. Esta información se integra directamente con Fuel Hub para los informes y análisis de IFTA.
• Conocimiento de embarque (BOL): La IA captura los detalles de entrega para simplificar el comprobante de envío y la facturación.

Para enviar un documento con IA:

1. En Documentos, toca el ícono +.
2. Selecciona la plantilla Recibo de combustible o Conocimiento de embarque.
3. Para los recibos de combustible, selecciona tu Vehículo. Esto es necesario porque el vehículo no aparece impreso en el recibo y garantiza que la compra de combustible se atribuya correctamente para los informes de IFTA.
4. Toca + Cargar y elige Tomar foto, Seleccionar foto o Seleccionar archivo (PDF, JPG o PNG).

5. Toca Enviar. 

   

No necesitas escribir los detalles; la IA de Motive procesa la imagen y completa automáticamente los campos obligatorios. Una vez finalizado el procesamiento, la información extraída se sincroniza con tu aplicación Driver, donde puedes consultarla. Los usuarios de la flotilla revisan o corrigen los datos extraídos en el Panel de flotilla.

Además, la plantilla Recibo de combustible incluye una opción de entrada manual para situaciones en las que no hay un recibo impreso disponible, como cuando falla la impresora de la bomba o en estaciones privadas de combustible que no generan recibos. Haz clic y sigue la instrucción "¿No tienes recibo? Agrega los detalles manualmente" en la plantilla para escribir los detalles de la compra.

Nota: Para obtener mejores resultados, asegúrate de que la foto sea clara, tenga buena iluminación y no esté girada. Los documentos escritos a mano o difíciles de leer pueden procesarse con menor precisión.

Qué sucede después de enviar una carga con IA

La mayoría de las cargas con IA se procesan automáticamente y no requieren ninguna otra acción de tu parte. Dos situaciones pueden requerir seguimiento:

Procesamiento fallido (requiere acción de tu parte)

En algunos casos, un error técnico impide que el sistema procese tu carga. Si esto sucede, verás lo siguiente:

• Alerta de notificación: Aparece una alerta de Procesamiento fallido en el centro de Notificaciones de la aplicación Driver.
• Banner de estado: Cuando abras el documento, un banner rojo te solicitará que agregues los detalles manualmente.

Para completar el envío:

1. Toca Agregar detalles en la pantalla del documento. 

   

2. Usa la imagen que cargaste (ya adjunta al formulario) como referencia para completar los campos obligatorios. 

3. Toca Enviar. El estado del documento se actualiza y la alerta de Procesamiento fallido desaparece. 

   

Requiere revisión (lo gestiona tu flotilla)

Si tu documento se puede leer, pero la IA no puede extraer con confianza un campo obligatorio, a menudo debido a una imagen de baja calidad, el documento se marca con el estado Requiere revisión en el Centro de documentos del Panel de flotilla. Un usuario de la flotilla revisa el documento junto con la imagen que cargaste, ingresa los detalles faltantes y lo guarda. No necesitas realizar ninguna acción, aunque tu flotilla podría comunicarse contigo si la imagen no se puede leer.

Enviar un documento con una plantilla estándar

Para las plantillas sin IA, completas el formulario manualmente:

1. En Documentos, toca el ícono +.
2. Selecciona la plantilla del documento. (Tu flotilla controla qué plantillas puedes ver).
3. Completa los campos. Los campos marcados con un asterisco (*) son obligatorios y pueden aparecer campos adicionales según tus respuestas.
4. Toca + Cargar para adjuntar archivos si es necesario. Puedes elegir Tomar foto, Seleccionar foto o Seleccionar archivo para adjuntar archivos PDF, JPG o PNG.

5. Revisa tus entradas y toca Enviar. 

   

Enviar documentos sin conexión

Si tu dispositivo está sin conexión, los documentos que crees se guardan localmente y se cargan automáticamente cuando se restablece el servicio. Verás una confirmación cuando se complete la carga y las cargas pendientes aparecerán marcadas en la aplicación.

Cargar documentos de calificación de conductor

Si tu flotilla habilitó las cargas iniciadas por conductores, puedes enviar tus propios documentos de calificación de conductor, como tu licencia de conducir, certificado del examinador médico o solicitud de empleo, directamente desde la aplicación Driver. La IA extrae la información clave de tu carga para crear el documento en Motive, agilizar el proceso de incorporación y mantener actualizado tu expediente de calificación.

Tu flotilla controla qué plantillas de documentos de calificación puedes ver y cargar, así como si un usuario de la flotilla debe aprobar tus envíos antes de que se guarden en tu expediente de calificación de conductor. 

Disponibilidad: Los documentos de calificación de conductor forman parte del producto Workforce Management (WFM) de Motive. Las flotillas que usan el nivel gratuito de WFM pueden habilitar las cargas iniciadas por conductores únicamente para la licencia de conducir; otros tipos de documentos de calificación, como el certificado del examinador médico o la solicitud de empleo, requieren una suscripción de WFM de paga. Si no ves la carpeta Calificaciones del conductor o una plantilla específica, consulta a tu administrador de flotilla.

Enviar un documento de calificación de conductor

1. Inicia sesión en la aplicación Driver y ve a Documentos desde la pantalla de inicio o el menú de navegación principal.
2. Toca la carpeta Calificaciones del conductor.
3. Toca el ícono +.
4. Selecciona un documento de la lista o escríbelo en la barra de búsqueda para encontrarlo.
5. Asegúrate de que tu documento esté actualizado, que toda la información sea visible y que no esté borrosa ni oscura; después, toca Agregar imagen.
6. Elige Tomar una nueva imagen o Elegir una imagen existente. Si tomas una imagen nueva, coloca el documento dentro del marco cuando aparezcan las líneas azules alrededor del documento y toca el botón Capturar.
7. Captura imágenes de todas las páginas de tu documento y toca Continuar. Para una licencia de conducir se requiere una imagen del frente y otra del reverso.
8. Revisa los detalles y toca Enviar.

Nota: Solo la licencia de conducir muestra la información extraída antes de enviarla. Los demás documentos de calificación muestran la información extraída después de procesarse.

Una vez enviado, tu documento permanece en estado Pendiente de revisión o Procesando hasta que se guarde en tu expediente de calificación de conductor.

Aprobación y rechazo de documentos de calificación de conductor

Según la configuración de tu flotilla, es posible que un usuario de la flotilla deba revisar tu envío antes de agregarlo a tu expediente de calificación. Un envío se marca para revisión cuando la IA no puede extraer un campo obligatorio o cuando tu flotilla requiere la aprobación de todos los documentos cargados por conductores. Los documentos en revisión no estarán disponibles para ti en la aplicación hasta que se editen o aprueben. Así funciona la revisión:

• Aprobado: El documento se guarda en tu expediente de calificación de conductor y muestra su estado normal, como actualizado, por vencer o vencido. No necesitas realizar ninguna acción.
• Rechazado: Si el documento no cumple los requisitos, por ejemplo, si la imagen está borrosa o el documento está vencido, el usuario de la flotilla lo rechaza con un motivo y se te solicita volver a enviarlo.

Volver a cargar un documento rechazado

Si tu documento es rechazado, recibirás una notificación en la aplicación Driver con el motivo del rechazo:

1. Toca la notificación para abrirla. 

   

2. En la sección Requiere atención, toca el documento rechazado.

3. Revisa el motivo del rechazo y prepara un documento nuevo que cumpla los requisitos. 

   

4. Toca Volver a cargar para adjuntar imágenes nuevas para su procesamiento.
5. Toca Agregar imagen para el documento y después toca Continuar.

Tu documento actualizado se envía nuevamente al usuario de la flotilla para su revisión.

Nota: Si un documento de calificación que cargaste no puede procesarse debido a un error técnico, aparecerá marcado como Fallido en la aplicación Driver, recibirás una notificación y se te solicitará volver a cargarlo.

Consultar documentos compartidos por tu flotilla

Además de los documentos que creas, la aplicación Driver te da acceso a los documentos que tu flotilla comparte contigo. Tener estos documentos a la mano te ayuda a comprobar la legalidad, seguridad y cumplimiento durante las inspecciones en carretera, y mantiene disponible la información de referencia importante en los lugares de trabajo y durante el trayecto.

Documentos del vehículo: visibles cuando estás conectado

Los documentos del vehículo, como registros, tarjetas de cabina, tarjetas de identificación del seguro, informes de inspección anual y permisos, están asociados con los vehículos, no con conductores individuales. Puedes consultar los documentos de un vehículo en la aplicación Driver cuando estás conectado a ese vehículo. Cuando te desconectas del vehículo, pierdes el acceso a sus documentos.

• Conéctate a tu vehículo en la aplicación Driver como lo haces normalmente al inicio del día.
• Los documentos del vehículo conectado aparecen en la sección Documentos.
• La aplicación almacena en caché los documentos del vehículo mientras estás en áreas con buena conectividad, por lo que siguen disponibles incluso cuando estás en un lugar con poca conexión celular.
• También recibirás una alerta en la aplicación Driver cuando los documentos de un vehículo conectado estén cerca de vencer, para que tu flotilla pueda anticipar las renovaciones.

Nota: Los conductores no pueden cargar documentos del vehículo mediante la aplicación Driver. Los usuarios de la flotilla administran los documentos del vehículo en el Panel de flotilla.

Documentos de activos: visibles cuando estás conectado

Los documentos de activos, como registros, seguros, inspecciones anuales y permisos de remolques, dollys y otros equipos, funcionan igual que los documentos del vehículo, pero están asociados con activos. Puedes consultar los documentos de un activo en la aplicación Driver cuando estás conectado a ese activo.

Te conectas automáticamente a un activo mediante cualquiera de las siguientes opciones:

• Grupos de viaje
• Flujos de inspección previa al viaje (DVIR) (mediante Recorrido del conductor o Mantenimiento)
• Selección de activos en el formulario de registro
• Pares estáticos de vehículo y activo configurados por tu flotilla

Los conductores que usan registros o tarjetas de control horario para llevar un seguimiento del tiempo también pueden seleccionar manualmente un activo de una lista de selección.

Al igual que los documentos del vehículo, los documentos de activos se almacenan en caché para permitir el acceso sin conexión en áreas con poca conectividad, lo cual resulta útil para una inspección DOT en carretera, como referencia en un lugar de trabajo o para las operaciones habituales.

Nota: Los conductores no pueden cargar documentos de activos mediante la aplicación Driver. Los usuarios de la flotilla administran los documentos de activos en el Panel de flotilla o mediante la API pública.

Desconectarse de un activo

Así como conectarte a un activo hace que sus documentos estén disponibles, desconectarte elimina el activo de tu aplicación y borra sus documentos de tu dispositivo. Puedes desconectarte de un activo manualmente o la desconexión puede ocurrir automáticamente.

Desconectarte manualmente de un activo:

Si te conectaste a un activo mediante el formulario de registro, una inspección, Recorrido del conductor o la lista de selección manual, puedes desconectarlo en cualquier momento:

1. Abre la hoja inferior de selección de activos en la aplicación Driver, donde aparecen tus activos conectados.
2. Toca el botón Salir del activo junto al activo del que deseas desconectarte.
3. Verás una confirmación de que la desconexión se realizó correctamente, junto con los activos a los que sigues conectado.

Nota: La opción Salir no está disponible para activos conectados mediante un grupo de viaje (emparejamiento dinámico) o un par estático de vehículo y activo configurado por tu flotilla. Estos activos se conectan mediante tu vehículo, por lo que se desconectan automáticamente cuando finaliza el emparejamiento o cuando sales del vehículo.

Desconexión automática:

Te desconectas automáticamente de un activo cuando ocurre cualquiera de las siguientes situaciones:

• Transcurren 24 horas desde la última vez que seleccionaste o conectaste el activo en la aplicación Driver: Cualquier actividad nueva de conexión con el activo, como agregarlo al formulario de registro, completar una inspección previa al viaje o volver a seleccionarlo de la lista, reinicia el periodo de 24 horas, por lo que un activo que sigues usando permanece conectado.
• Se rompe un grupo de viaje: El activo y tu vehículo dejan de viajar juntos.
• Cierra sesión en la aplicación Driver: Todos los activos conectados se desconectan al cerrar sesión.
• Tu flotilla desactiva el activo: El activo y sus documentos se eliminan de tu aplicación en la siguiente sincronización.

Nota: Los documentos de activos pueden permanecer en tu dispositivo durante un breve periodo después de la desconexión, para que aún puedas consultarlos durante una parada breve o una inspección DOT en carretera justo después de dejar un remolque. Si necesitas volver a consultar los documentos de un activo, simplemente vuelve a conectarte a él, por ejemplo, seleccionándolo nuevamente de la lista.

Calificación del conductor y otros documentos compartidos

• Compartidos conmigo: Los usuarios de la flotilla pueden compartir documentos de Viajes y Otros documentos con conductores o grupos específicos, incluso si el conductor no creó el documento. Estos aparecen en Carpetas > Compartidos conmigo.
• Documentos de calificación de conductor: Si tu flotilla lo habilitó, puedes consultar tus propios documentos de calificación en la carpeta Calificaciones del conductor y tener tus credenciales a la mano. También recibirás una notificación en la aplicación Driver cuando tus documentos de calificación estén cerca de vencer. Los conductores solo pueden acceder a sus propios documentos de calificación, no a los registros de otro conductor.

Consultar y compartir tus documentos

Para consultar un documento:

1. Inicia sesión en la aplicación Driver y toca Documentos.
2. Elige Creados por mí (tus envíos) o Carpetas > Compartidos conmigo (documentos compartidos por tu flotilla).
3. Toca un archivo para consultar sus detalles y archivos adjuntos.

Para compartir un documento con un destinatario externo, como un agente o embarcador:

1. Abre el documento.
2. Toca Compartir.
3. Escribe el Correo electrónico del destinatario y toca Enviar.

Los documentos que envías se comparten automáticamente con tu organización. El uso compartido externo solo es necesario para destinatarios que no forman parte de tu flotilla.

Preguntas frecuentes

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