Les rappels pour les reçus et les commentaires des titulaires de carte sont des fonctionnalités de Motive Card qui rappellent aux titulaires de carte de compléter les détails post‑transaction requis, comme le téléchargement des reçus et l’ajout de commentaires, permettant aux flottes de toujours disposer de la documentation et du contexte nécessaires pour un suivi précis des dépenses et la conformité.
Vue d’ensemble
- Relances automatisées pour la documentation manquante : Lorsqu’une transaction nécessite un reçu ou un contexte supplémentaire (par exemple, une dépense non liée au carburant qui doit être revue), les titulaires de carte reçoivent des rappels via les applications Motive pour télécharger un reçu et ajouter un bref commentaire.
- Flux de travail post‑transaction simplifié pour les conducteurs : En appuyant sur le rappel, la transaction exacte s’ouvre afin que les titulaires de carte puissent rapidement joindre une photo du reçu et saisir des notes, facilitant ainsi la complétion de toutes les métadonnées post‑transaction depuis leur téléphone.
- Meilleure tenue des dossiers pour la finance et la conformité : Des reçus cohérents et des commentaires des titulaires de carte fournissent aux administrateurs de flotte des données claires et contextuelles pour les audits, la codification des dépenses et l’investigation des achats suspects ou hors politique.
| Note : Tous les titulaires de carte disposant de la version 73.2 ou supérieure de l’application Conducteur installée sur leur appareil mobile peuvent désormais, par défaut, télécharger des reçus et ajouter des commentaires sur les transactions dans les 14 jours suivant chaque transaction. |
Activation d’un rappel pour les reçus après une transaction
1. Connectez-vous au tableau de bord de la flotte > cliquez sur Admin.
2. Cliquez sur Produits > Cartes.
3. Cliquez sur l’onglet Politiques > cliquez sur les trois points de la politique requise dans la section Exigences de transaction > cliquez sur Voir la politique.
4. Cliquez sur Modifier dans la section Exigences pré‑transaction > cochez Exiger l’ID du véhicule ou l’ID de l’actif > cliquez sur Enregistrer.
5. Cliquez sur Modifier dans la section Exigences post‑transaction > cochez Exiger un reçu après chaque transaction > cliquez sur Enregistrer.
6. Les titulaires de carte recevront alors des rappels après chaque transaction pour télécharger un reçu via l’application Conducteur de la manière suivante :
a. Notification push : Une notification push est envoyée après chaque transaction pour rappeler de télécharger un reçu. En appuyant sur la notification, vous êtes dirigé vers la bonne transaction dans le Motive Card Hub pour télécharger le reçu.
b. Notification dans l’application : Une notification est envoyée après chaque transaction pour rappeler de télécharger un reçu. Appuyez sur la notification pour ouvrir la transaction dans le Motive Card Hub et télécharger le reçu.
c. Widget Tâches : Le Motive Card Hub affiche un widget Tâches à tous les titulaires de carte de flotte, montrant le nombre de transactions en attente de reçus.
| Remarques : Que les rappels soient activés ou non, les titulaires de carte peuvent ajouter/modifier/supprimer des reçus via l’application Conducteur dans les 14 jours suivant une transaction, après quoi ils ne pourront plus modifier le reçu ou d’autres détails liés à une transaction. |
Consultation des reçus téléchargés
1. Cliquez sur Cartes > onglet Transactions > sélectionnez la transaction requise pour voir le reçu.
2. Faites défiler vers le bas et sélectionnez pour ouvrir l’image requise.
Suppression des reçus
1. Suivez l’étape 1 de la section ci-dessus.
2. Dans la fenêtre Détails de la transaction, cliquez sur l’image du Reçu que vous souhaitez supprimer.
3. L’aperçu de l’image s’affiche > cliquez sur l’icône de suppression.
4. Un message contextuel apparaît pour confirmer la suppression > cliquez sur Supprimer.
Modification des commentaires du titulaire de carte
1. Suivez l’étape 1 de la section ci-dessus.
2. Dans la fenêtre Détails de la transaction, cliquez sur l’icône de modification dans la section Commentaire du titulaire de carte.
3. Une fois les modifications effectuées > cliquez sur Terminé.
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