Examen des transactions

La surveillance des transactions par carte Motive est essentielle pour maintenir la sécurité financière et la transparence au sein de votre flotte. Cet article explique comment vérifier l’historique des transactions, examiner les activités suspectes, et télécharger ou programmer des rapports pour un suivi continu.

Vue d’ensemble

Surveiller de près les transactions par carte Motive aide à prévenir la fraude et à assurer la conformité. Ce guide explique comment examiner les transactions signalées, filtrer l’historique des transactions et automatiser les rapports.

• Prévention de la fraude : La surveillance régulière des transactions vous permet d’identifier rapidement toute activité suspecte. Agir rapidement aide à protéger votre entreprise contre les frais frauduleux.
• Audit facile : Filtrer et examiner tous les détails d’utilisation de la carte en un seul endroit accélère le processus d’audit. Disposer de dossiers complets dans le tableau de bord améliore également la précision.
• Rapports automatisés : Vous pouvez programmer l’envoi récurrent de rapports de transactions directement dans votre boîte de réception. Cela vous garantit d’avoir des informations à jour sans avoir à générer manuellement les rapports.
• Meilleure supervision : Le tableau de bord Motive vous permet d’agir immédiatement sur les transactions. Ce contrôle en temps réel vous aide à résoudre les problèmes et à maintenir la conformité.

Consultation de l’historique des transactions 

1. Connectez-vous au tableau de bord Motive et allez dans Cartes > Vue d’ensemble.
2. L’onglet Vue d’ensemble fournit un aperçu des Dépenses totales, Remises, Économies manquées, Dépenses suspectes et Montant de protection contre la fraude.
   

3. Cliquez sur Transactions pour obtenir un aperçu de l’historique des transactions de votre conducteur.

4. Cliquez sur le filtre Recherche par titulaire pour voir les transactions d’un titulaire de carte spécifique.
5. Cliquez sur le filtre Date d’achat et Date de publication pour consulter des transactions spécifiques.
   

6. Utilisez le filtre Date pour afficher les transactions entre des paramètres de date définis ou l’intégralité de l’historique de la carte.
   

Téléchargement de l’historique des transactions 

1. Pour télécharger le rapport d’historique des transactions, cliquez sur l’icône de téléchargement.
   

Rapport CSV 

Le rapport est téléchargé sous forme de fichier CSV qui comprend les détails suivants : 

• Date de la transaction : La date à laquelle la transaction par carte a été effectuée.
• Heure de la transaction (fuseau horaire de facturation) : Heure à laquelle la transaction par carte a été effectuée.
• Date de publication : Date de publication de la transaction.
• Heure de publication (fuseau horaire de facturation) : Heure de publication de la transaction.
• Titulaire de la carte : Nom du titulaire de la carte. 
• ID du conducteur : ID du conducteur/titulaire de la carte.
• ID du véhicule : Véhicule utilisé au moment de la transaction.  
• Nom du commerçant : Nom du commerçant où la transaction a été effectuée. 
• ID du commerçant : ID du commerçant. 
• Code de catégorie du commerçant : Attribué comme MCC de l’emplacement du commerçant.
• Province/État : Information sur la juridiction actuelle.
• Statut : Statut de la transaction (en attente, publiée, refusée, etc.)
• Montant (en $) : Montant brut de la transaction.
• Économies (en $) : Économies totales pour la transaction.
• Montant net (en $) : Montant moins les économies.
• Numéro de facture : Numéro de la facture dans laquelle la transaction est facturée.
• Réseau : Dans le réseau / hors réseau / rabais direct.
• Catégorie : Catégorie d’achat (diesel, essence, nourriture, stationnement, péages, etc.)
• Groupes : Groupes associés au titulaire de la carte.
• Commentaires : Toute information supplémentaire fournie par Motive.
• Raison du refus : Raison pour laquelle la transaction a été refusée. 
• Raison du signalement : Raison pour laquelle la transaction a été signalée.
• Notes : Notes associées à la transaction.
• Catégorie 1 : Catégorie d’achat pour l’article 1 de la transaction (diesel, essence, divers, etc.)
• Coût de l’article 1 : Montant brut pour l’article 1.
• Économies sur l’article 1 : Économies pour l’article 1.
• Montant net de l’article 1 : Coût 1 moins économies 1.
• Description du produit Mastercard 1 : Description du code produit 1.
• Description de l’article 1 : Description disponible dans les données de niveau 3 pour l’article 1.
• Unité d’achat 1 : Unité d’achat (gallon, litre, etc.).
• Quantité 1 : Quantité achetée de l’article 1.
• Prix par unité 1 : Montant net de l’article 1 / quantité 1.
• Économies par unité 1 : Si la quantité est disponible, les économies sont calculées par unité.
• Rabais additionnel par unité 1 : Si admissible, des rabais additionnels sont calculés par unité.
• Votre prix 1 : Prix net effectif payé par unité après prise en compte de toutes les économies. 
• Catégorie 2 : Catégorie d’achat pour l’article 2 de la transaction (diesel, essence, divers, etc.)
• Coût de l’article 2 : Montant brut pour l’article 2.
• Économies sur l’article 2 : Économies pour l’article 2.
• Montant net de l’article 2 : Coût 2 moins économies 2.
• Description du produit Mastercard 2 : Description du code produit 2.
• Description de l’article 2 : Description disponible dans les données de niveau 3 pour l’article 2.
• Unité d’achat 2 : Unité d’achat (gallon, litre, etc.)
• Quantité 2 : Quantité achetée de l’article 2.
• Prix par unité 2 : Montant net de l’article 2 / quantité 2.
• Économies par unité 2 : Si la quantité est disponible, les économies sont calculées par unité.
• Rabais additionnel par unité 2 : Si admissible, des rabais additionnels sont calculés par unité.
• Votre prix 2 : Prix net effectif payé par unité après prise en compte de toutes les économies. 
• Catégorie 3 : Catégorie d’achat pour l’article 3 de la transaction (diesel, essence, divers, etc.).
• Coût de l’article 3 : Montant brut pour l’article 3.
• Économies sur l’article 3 : Économies pour l’article 3.
• Montant net de l’article 3 : Coût 3 moins économies 3.
• Description du produit Mastercard 3 : Description du code produit 3.
• Description de l’article 3 : Description disponible dans les données de niveau 3 pour l’article 3.
• Unité d’achat 3 : Unité d’achat (gallon, litre, etc.).
• Quantité 3 : Quantité achetée de l’article 3.
• Prix par unité 3 : Montant net de l’article 3 / quantité 3.
• Économies par unité 3 : Si la quantité est disponible, les économies sont calculées par unité.
• Rabais additionnel par unité 3 : Si admissible, des rabais additionnels sont calculés par unité.
• Votre prix 3 : Prix net effectif payé par unité après prise en compte de toutes les économies.

Consultation du rapport détaillé des transactions

1. Dans le tableau de bord Motive, allez dans Rapports > Cartes > Détails des transactions.
   
   

Programmation de l’historique des transactions 

1. Pour programmer l’historique des transactions, allez dans Rapports > Cartes > Détails des transactions.
   
2. Le rapport détaillé des transactions contient les transactions dans la période sélectionnée.
   

3. Cliquez sur le menu à trois points puis cliquez sur Programmer. 
   
4. Ajoutez le nom du programme, les destinataires, puis changez la programmation à la période du cycle de facturation pour planifier les transactions du cycle de facturation précédent > cliquez sur Programmer pour enregistrer.
   
5. Une fois le cycle de facturation terminé, le rapport détaillé des transactions est envoyé directement par courriel aux destinataires.

Examen des transactions suspectes

Les administrateurs de flotte et les gestionnaires de flotte peuvent examiner et agir sur les transactions suspectes depuis le Centre d’action ou en utilisant les filtres dans le tableau de bord Motive.

1. Dans le tableau de bord Motive, allez au Centre d’action pour voir les transactions signalées.
2. Pour filtrer, allez dans Cartes > Transactions et appliquez le filtre Raison du signalement pour afficher uniquement les activités suspectes.
   
3. Cliquez sur une transaction signalée pour ouvrir le panneau Détails de la transaction.
   

4. À partir de là, les administrateurs de flotte peuvent : 

• Marquer comme examiné pour reconnaître et lever le signalement.
• Geler la carte pour empêcher immédiatement toute utilisation supplémentaire en cas de suspicion de fraude.
• Retirer le signalement si la transaction est vérifiée comme légitime.

Surveillance des transactions

Vous pouvez consulter et filtrer toutes les transactions par carte Motive pour surveiller les dépenses et localiser des activités spécifiques.

1. Dans le tableau de bord Motive, allez dans Cartes > Transactions.
2. Utilisez les filtres pour affiner les résultats par Titulaire de la carte (nom de l’employé ou numéro de carte), Date d’achat ou date de publication, Statut (En attente, Refusé, Approuvé).
   
3. Cliquez sur une transaction pour plus de détails, y compris le commerçant, le montant et le statut.
   
   

Consultation et modification des achats non liés au carburant signalés 

L’IA de Motive catégorise les articles des transactions non liées au carburant et les signale aux gestionnaires de flotte pour qu’ils examinent et modifient les transactions. 

Pour examiner une transaction signalée : 

1. Connectez-vous au tableau de bord Motive et allez dans Cartes > Transactions. 
2. Utilisez le filtre Raison du signalement > Article non lié au carburant acheté à une station-service > Besoin d’examen. 
   
3. Sélectionnez la transaction souhaitée dans la liste et examinez la catégorisation faite par l’IA de Motive. Si la catégorisation est incorrecte, cliquez sur Modifier. 
   
4. Examinez et mettez à jour Article, Catégorie, Quantité, Montant > cliquez sur Enregistrer. 
   
5. Si la carte a été utilisée à mauvais escient et que le titulaire a effectué un achat non lié au carburant, cliquez sur Oui à côté de La carte a-t-elle été utilisée à mauvais escient ?
   
6. Ajoutez une note avec les détails de l’utilisation abusive > cliquez sur Confirmer. 
   

FAQ

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