Politique de la carte Motive

La politique de la carte Motive offre aux administrateurs un ensemble d’outils puissant et unique pour faire respecter la conformité des dépenses, protéger contre les usages abusifs et maintenir une collecte précise des données financières pour chaque achat par carte.

Présentation générale 

La politique de la carte Motive est un centre centralisé qui regroupe les limites de dépenses, les contrôles des commerçants et les exigences relatives aux transactions. Les flottes peuvent gérer où, quand et comment la carte peut être utilisée, ainsi que quelles informations clés sont recueillies lors des achats par carte.

• Contrôler les dépenses : Utilisez les contrôles de dépenses pour bloquer les transactions non autorisées avant qu’elles ne se produisent. Ils peuvent être personnalisés pour répondre aux exigences opérationnelles et modifiés à tout moment, avec des changements reflétés instantanément. 
• Meilleure supervision : Utilisez les exigences relatives aux transactions pour demander aux titulaires de carte de fournir des détails avant de finaliser un achat, permettant ainsi la collecte des informations requises afin que les dépenses soient correctement catégorisées. Cela améliore la précision des rapports et la réconciliation.
• Bloquer les commerçants : Utilisez les contrôles des commerçants pour bloquer les transactions chez les commerçants non préférés, empêchant l’utilisation frauduleuse des cartes. Les transactions refusées ou les tentatives non autorisées apparaissent instantanément dans le tableau de bord Motive.

Remarque : Les contrôles de la politique de la carte Motive ne peuvent être consultés que si la permission de gestion des politiques est activée pour le rôle utilisateur dans l’onglet Rôles et permissions, dans la section Utilisateurs de la flotte.

Consultation de la politique de la carte Motive 

1.  Dans le tableau de bord de la flotte, allez à Admin > Cartes > Politiques.

2. Sélectionnez la politique désirée sous Limites de dépenses, Exigences relatives aux transactions, et Commerçants.
   

   

   

Comprendre les contrôles de dépenses 

Les contrôles de dépenses vous permettent de définir des règles de dépenses par carte, groupe ou pour toute la flotte. Vous pouvez définir : 

• Plafonds de dépenses
• Restrictions par catégorie de commerçant (ex. : uniquement carburant)
• Règles d’utilisation selon l’heure ou le jour de la semaine

Ces paramètres aident à prévenir les achats non autorisés, à aligner les dépenses sur les besoins opérationnels et à réduire le risque de fraude.

Créer une politique de limite de dépenses  

1. Allez à Admin > Cartes > Politiques.
2. Cliquez sur Limites de dépenses > Créer.  
   
3. Entrez un Nom de la politique et cochez Définir par défaut si nécessaire. 
4. Configurez les Limites de temps pour l’utilisation de la carte, soit Tous les jours ou selon un horaire Personnalisé. 
5. Personnalisez les Limites de dépenses par jour, semaine, mois calendaire, cycle de facturation ou transaction. 
6. Cochez la case Avance en espèces pour permettre aux utilisateurs de retirer de l’argent à certains guichets automatiques. 
7. Personnalisez les Limites par catégorie pour Autoriser toutes les catégories ou Autoriser des catégories spécifiques.  

8. Cliquez sur Enregistrer.
   

   

   

Personnaliser les contrôles de dépenses

Les contrôles de dépenses sont gérés en créant des profils de dépenses dans le tableau de bord Motive et en les assignant aux cartes, conducteurs, véhicules ou groupes. Les profils de dépenses ne peuvent être assignés qu’aux cartes. Les profils peuvent inclure un ou plusieurs des paramètres suivants :
Limites de temps

• Restreindre l’utilisation de la carte à des jours et heures spécifiques (ex. : du lundi au vendredi, de 6 h à 20 h).
• Les transactions en dehors des heures autorisées sont automatiquement refusées.

Limites de dépenses

• Définir des limites par transaction, jour, semaine, mois ou cycle de facturation (ex. : 500 $/jour, 1 000 $/transaction, 5 000 $ par cycle de facturation).
• Les limites peuvent s’appliquer à tous les commerçants ou seulement à certaines catégories.

Limites par catégorie (Codes de catégorie de commerçant : MCC)

• Autoriser ou bloquer des catégories spécifiques de commerçants (ex. : carburant, péages, entretien, voyages).
• Pour les achats uniquement de carburant, autorisez le MCC 5542 (pompes à carburant) et éventuellement le MCC 5541/5983 (carburant en magasin/vente au détail).
   

Pour modifier un profil de dépenses :

1. Connectez-vous au tableau de bord de la flotte, allez à Admin > Cartes > Politiques.

2. Cliquez sur les trois points à côté du profil de dépenses désiré.

   

3. Ajustez les Détails de la politique, Limites de temps, Limites de dépenses, Dépenses en espèces et Limites par catégorie en cliquant sur Modifier.
4. Cliquez sur Enregistrer.
   
   
   

Les changements s’appliquent instantanément à toutes les cartes utilisant ce profil.
 

Pour définir des limites quotidiennes et par transaction :

1. Connectez-vous au tableau de bord de la flotte, allez à Admin > Cartes > Politiques. 

2. Cliquez sur les trois points du profil de dépenses désiré.

   

3. Cliquez sur Modifier dans Limites de dépenses.
4. Définissez les plafonds Par jour, Par semaine (dimanche-samedi), Par mois calendaire, Par cycle de facturation, Par transaction.

5. Cliquez sur Enregistrer.

   

Violations des contrôles de dépenses 

Si un conducteur tente une transaction en dehors des règles établies, comme dépasser une limite de dépense ou acheter un article bloqué, la transaction est immédiatement refusée. Ces transactions refusées peuvent être consultées dans le tableau de bord de la flotte : 

1. Connectez-vous au tableau de bord de la flotte et cliquez sur Cartes > Transactions. 
2. Cliquez sur Statut > Refusé.

Comprendre les exigences relatives aux transactions

Les exigences relatives aux transactions sont les détails que les titulaires de carte doivent fournir avant de compléter un achat avec leur carte Motive. Ces exigences donnent aux gestionnaires et aux équipes comptables le contexte nécessaire pour suivre les dépenses, catégoriser les transactions et maintenir des dossiers précis. En garantissant la collecte de ces détails, les flottes peuvent simplifier la réconciliation, soutenir la conformité et prévenir les erreurs de rapport.

Exigences relatives aux transactions et gestion

Détails obligatoires des transactions

Les gestionnaires de flotte peuvent configurer quelles informations les titulaires de carte doivent fournir au moment de l’achat. Les exigences courantes comprennent :

• Numéro du véhicule : Identifie le véhicule impliqué dans l’achat. Cette information peut être remplie automatiquement via la passerelle véhicule.
• Lecture du compteur kilométrique : Enregistre le kilométrage au moment de l’achat pour soutenir le suivi de l’utilisation et la planification de l’entretien.
• Champs personnalisés : Les gestionnaires peuvent créer des champs supplémentaires, tels que l’ID de travail, la catégorie de transaction ou le code comptable, pour répondre aux besoins de l’entreprise ou de la comptabilité.
• Reçu : Preuve d’achat. Contrairement aux autres champs, le reçu peut être téléchargé après la réalisation de l’achat.
   

Gestion des informations relatives aux transactions

• Tous les détails obligatoires de la transaction, sauf les reçus, doivent être saisis avant de finaliser un achat.
• Les titulaires de carte peuvent modifier les informations de la transaction dans l’application Motive Driver jusqu’à sept jours après l’achat.
• Les gestionnaires de flotte peuvent mettre à jour les détails des transactions à tout moment dans le tableau de bord Motive.

Créer une politique d’exigences relatives aux transactions

1. Allez à Politiques > Exigences relatives aux transactions > Créer.  
   
2. Entrez un Nom de la politique et définissez-la comme politique par défaut si nécessaire.
   
3. Sous Exigences pré-transaction, les gestionnaires de flotte peuvent exiger que les titulaires de carte saisissent l’ID du véhicule ou l’ID de l’actif avant d’effectuer une transaction. 
4. Des exigences supplémentaires telles que Exiger la lecture du compteur kilométrique si l’ID du véhicule est saisi, Autoriser l’auto-remplissage de l’ID du véhicule et du compteur kilométrique si les conducteurs sont connectés à la passerelle véhicule, et Accepter les informations fournies par les titulaires de carte sans validation peuvent également être activées. 
5. Alternativement, les administrateurs de flotte peuvent Ajouter une exigence personnalisée comme un Champ de saisie texte ou une Sélection unique.  
6. Une fois une exigence pré-transaction configurée, une transaction sera refusée si les informations requises ne sont pas fournies avant chaque transaction.
   
7. Sous Exigences post-transaction, les utilisateurs peuvent cocher la case pour Exiger un reçu après chaque transaction.
   
8. Une fois activé, les titulaires de carte doivent télécharger un reçu après chaque transaction. 
9. Alternativement, les administrateurs de flotte peuvent Ajouter une exigence personnalisée comme un Champ de saisie texte ou une Sélection unique.  
10. Cliquez sur Enregistrer. 
    
    

Comprendre la politique des commerçants

Les contrôles des commerçants permettent aux administrateurs de flotte de définir quels commerçants de carburant sont autorisés ou bloqués pour l’utilisation de la carte Motive. Vous pouvez bloquer des commerçants spécifiques. Ils aident à prévenir les usages abusifs, à maintenir la conformité avec les politiques de l’entreprise et à réduire les dépenses inutiles dans des lieux personnels ou coûteux.
 

Créer une politique de commerçant 

1. Allez à Politiques > Commerçant >  Créer.  
   
2. Entrez un nom de politique et définissez-la comme politique par défaut si nécessaire. 
3. Cliquez sur Gérer dans la section Contrôles des commerçants et ajoutez vos politiques. Vous pouvez autoriser ou bloquer des marques ou emplacements spécifiques.
4. Cliquez sur Enregistrer.  
   

Bloquer ou autoriser des commerçants spécifiques ou des catégories de commerçants

1. Depuis le tableau de bord de la flotte, allez à Admin > Cartes > Politiques et sélectionnez une politique.
   
2. Allez à Commerçant > Modifier.
   
3. Cochez la case pour bloquer ou autoriser un commerçant spécifique. 
4. Cliquez sur Sélectionner et utilisez la boîte de recherche pour trouver une marque, un commerçant ou un emplacement spécifique.
   
   
5. Au besoin, les gestionnaires de flotte peuvent cocher la case pour autoriser une limite de dépense quotidienne dans les emplacements bloqués. 
6. Cliquez sur Enregistrer pour restreindre ou autoriser les emplacements. Les restrictions prennent effet immédiatement pour toutes les cartes utilisant ce profil de dépenses.
   

Révisez régulièrement les paramètres pour vous adapter aux besoins changeants de l’entreprise et maintenir un contrôle optimal des dépenses.

Consultation par les conducteurs des commerçants autorisés

1. Connectez-vous à l’application Motive Driver et allez à Cartes > Trouveur d’économies.
2. Pour voir les emplacements autorisés, appuyez sur  Tous les emplacements > Emplacements autorisés > Appliquer.  
3. Pour voir les rabais chez les partenaires Motive, appuyez sur  Tous les emplacements > Partenaires Motive > Appliquer. 
4. Pour voir les arrêts de camions, appuyez sur Tous les emplacements > Arrêts de camions > Appliquer.
   
   
5. Appuyer sur un emplacement spécifique affiche les détails des prix du carburant.
   
6. Consultez les détails du prix du carburant de l’emplacement.
   
7. Si un conducteur tente de sélectionner un emplacement bloqué, un message d’avertissement s’affiche.
   

Créer une politique de révision des transactions

1. Allez à Admin > Cartes >  Politiques > Révision des transactions > Créer et sélectionnez une politique.
   
2. Cliquez sur Modifier
   
3. Cochez la case pour exiger que les titulaires de carte téléchargent un reçu lorsqu’ils achètent un article non lié au carburant, et uniquement pour les commerçants qui ne fournissent pas suffisamment de données. 
4. Cliquez sur Sélectionner pour choisir quels rôles et utilisateurs de flotte recevront les transactions pour révision et cliquez sur Enregistrer.
   
5. Les paramètres de révision des transactions sont enregistrés pour la politique.

Télécharger un reçu pour les achats non liés au carburant signalés 

1. Les conducteurs reçoivent une notification par SMS et via leur application Driver pour télécharger un reçu si une transaction non liée au carburant est signalée comme suspecte. Appuyez sur la notification pour consulter la transaction.

   

2. Appuyez sur l’icône de l’appareil photo pour télécharger une image, ajoutez des détails sur la transaction dans les commentaires, puis appuyez sur Enregistrer.
   
   
3. Les changements sont enregistrés immédiatement.
   
4. Si le reçu téléchargé est illisible, les conducteurs doivent télécharger un nouveau reçu. 
   Appuyez sur l’icône x sur l’image actuelle puis sur l’icône de l’appareil photo pour télécharger une nouvelle image. Ajoutez des détails sur la transaction sous Commentaires et appuyez sur Enregistrer. 
   

FAQ 

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